Gestión del tiempo: El tiempo es vida

El tiempo tiene diferentes significados en atención a diversas perspectivas. Técnicamente, es una constante, una medida de intervalos, y podemos medirlo con los instrumentos tradicionales, pero en nuestro fuero interno no siempre es igual; a veces pasa muy rápido, otras muy lentamente.

El tiempo es benévolo cuando no tenemos nada que hacer e implacable cuando se acerca el momento que evitamos; es fugaz en el disfrute y eterno en el sufrimiento; es agobiante en la espera; se detiene en instantes que marcan nuestros recuerdos y no recordamos su paso en épocas que significaron poco; es irrepetible para los momentos memorables y se repite en la rutina; a veces nos sobra, a veces nos falta; en oportunidades sentimos que lo aprovechamos, en otras que lo desperdiciamos; nos parece que no tenemos suficiente y sin embargo tenemos todo el que hay; de hecho, es el recurso más democrático.

Existen diversas teorías y muchas definiciones sobre el tiempo. Para nosotros, sin que esto signifique menosprecio hacia ellas, el tiempo es vida. De hecho, medimos nuestra vida en tiempo, y en cada segundo que dedicamos a algo dejamos una parte de nuestra vida. El corazón, entonces, es el verdadero reloj. El tiempo, la vida, comienza con el primer latido; a lo largo del tiempo, de la vida, sus latidos se ajustan a las circunstancias, y el último de ellos marca el fin del tiempo, de la vida. De esa forma, el tiempo es inherente a cada individuo y es percibido de maneras diferentes. Dos personas que comparten un mismo espacio pueden estar viviendo situaciones internas muy diferentes, lo que hace que una de ellas perciba que los segundos pasan volando mientras la otra siente que cada segundo es eterno. El tic tac del mismo reloj y el latido de ambos corazones, retumban de formas muy diferentes.

El reto del ser humano consiste, más que en medir el tiempo, en dejar huella, y el tiempo tiene muy poco o nada que ver con esto. Hay niños que han dejado huellas indelebles y ancianos que nadie recordará. En términos prácticos, deja huella aquel que, independientemente del tiempo, logró algo que impactó la vida, el tiempo, de los demás. El tiempo siempre será limitado, pero las opciones que tenemos para dejar huella son infinitas.

Bien lo expresó Teresa de Calcuta, un ser excepcional que indudablemente dejo huella: “Pasamos mucho tiempo ganándonos la vida, pero no el suficiente tiempo viviéndola”.

Gestión del tiempo: Es imposible salir a las 5

Hace algún tiempo dictamos una serie de cursos a todos los Gerentes de una institución financiera con presencia en todo el país. Durante el primero de ellos, tuvimos la fortuna de contar con una participante que era reconocida como una Gerente modelo gracias a su muy exitosa gestión a lo largo de varios años. Durante el curso se suscitó una interesante discusión acerca de la hora de salida, y la mayoría de participantes coincidió en que “era imposible” que un Gerente saliera todos los días a las 5:00PM. Para sorpresa de todos, nuestra participante, quien se había mantenido callada durante la discusión, afirmó que ella salía todos los días a esa hora y explicó cuál era su estrategia para hacerlo.

De más está decir que su intervención causó un gran impacto, y sirvió para que el resto de participantes se diera cuenta de que lo “imposible” era posible si se adquirían ciertos hábitos, tales como planificar cada día con la mente enfocada en los objetivos, darle prioridad a lo importante sobre lo “urgente”, delegar todo lo que se pueda delegar, y decir NO, asertivamente cuando sea apropiado hacerlo. Ella también comentó que había acordado con sus superiores que no la convocaran a reuniones que se extendieran después de las 5:00 PM, ya que tenía una vida personal que atender y le dedicaba sus mejores esfuerzos a la institución dentro del horario laboral. En los siguientes cursos nos ocupamos de promover la misma discusión y luego usamos, con su anuencia, lo que nuestra Gerente estrella, conocida por todos, compartió ese día.

Son innumerables los trabajadores que se sienten obligados a trabajar más allá del horario laboral por que las horas del día “no les alcanzan”. También hay empresas que promueven el trabajo extra como un valor más importante que cumplir con los objetivos. Ambos enfoques atentan contra la productividad y sólo debería recurrirse a ellos en circunstancias muy especiales.

Nuestra participante nos demostró que sí es posible ser productivo, y exitoso, dentro del horario laboral, si seguimos las recomendaciones ya citadas. Los trabajadores tienen el derecho, y la necesidad, de dedicarle tiempo a sus asuntos personales, a sus seres queridos, a sus horas de ocio y recreación, y eso no puede ser un impedimento, ni una excusa, para ser exitoso en la vida profesional.

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Fecha estimada de publicación: 25 de mayo de 2015

Gestión del tiempo: Mañana mismo empiezo

La promesa de Felipe ante su amiga Mafalda es la misma promesa que muchos trabajadores se hacen todos los días: Mañana mismo empiezo con la propuesta que debo enviar, el proyecto con el cual me comprometí, el informe que están esperando, las llamadas que debo hacer, y un sinfín de etcéteras. La postergación es un mal que aqueja a muchos y es uno de elementos desperdiciadores de tiempo que más nos afecta, no sólo en el ámbito laboral, sino también en el personal. Vista desde otro punto de vista, la postergación puede ser un gran aliado, cada vez que postergamos las cosas sin importancia para dedicarle tiempo a lo prioritario.

Una de las razones que nos induce a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente. Estamos acostumbrados a responder diariamente a lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y de presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Existen varias técnicas para combatir la postergación. La primera es la más obvia: decidirse a actuar, vencer la inercia, la flojera, y comenzar, dar el primer paso. Una vez lo demos, el resto del camino será más llevadero. Todos hemos pasado por la experiencia de haber postergado algo importante por mucho tiempo porque parecía muy complejo, o muy largo, sólo para darnos cuenta, una vez comenzamos, que no era tan complejo o tan largo como habíamos pensado. Otra técnica consiste en dividir un trabajo extenso en varias partes y comenzar con la primera. También es conocida la técnica de la “tarea líder”, la que nos obliga a comenzar, tal como abrir un documento y colocar la palabra “Informe”. Por otra parte, es importante conocer cuáles son los hábitos de evasión que sabotean nuestra productividad, como pueden ser las súbitas ganas de tomarse un café, o hacer una llamada, o conectarse a Internet, cada vez que vamos a comenzar con algo importante. Si logramos descubrir estos hábitos, y los controlamos, habremos dado un paso muy importante en este sentido.

Todas esas técnicas son efectivas sólo si tenemos claro, sin dudas, cuáles son nuestros objetivos, qué debemos lograr. Esta claridad es la que nos ayuda a saber qué es lo importante, qué debemos hacer ahora, y qué podemos postergar.

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Fecha estimada de publicación: 11 de mayo de 2015

Gestión del tiempo: Delegación ascendente

Este fue el término, incoherente por lo demás, que acuñamos durante la realización de un curso a un grupo de Gerentes. Se trataba de una empresa de corte paternalista que protegía mucho a sus empleados en detrimento del tiempo de los Gerentes. Uno de los efectos de esta política, en términos prácticos, era que los empleados se iban todos los días a la hora exacta de salida y remitían a sus Gerentes todas las actividades no culminadas. Estos por su parte, se veían obligados a trabajar muchas horas extraordinarias para mantener el trabajo al día. Los empleados, en el proceso, habían asumido que la culminación de un trabajo no era su responsabilidad.

El proceso para revertir esta situación era complejo. Había que tomar en consideración el valor que representa el hecho de que los empleados no trabajaran horas extras, pero a su vez se logró determinar que perdían mucho tiempo durante las horas hábiles, lo cual impedía que tuvieran su trabajo al día. Había que cambiar este comportamiento y esto representaba un cambio radical en la forma de trabajar, que culminaría en la implementación de un programa de evaluación del desempeño, unido a un esfuerzo sostenido de motivación al logro.

Sólo entonces, una vez la empresa pudo lograr este cambio, y los empleados aceptaron y asumieron la responsabilidad de enfocarse en sus objetivos, fue cuando los Gerentes pudieron aliviar su carga y comenzar a pensar en delegar nuevas funciones. Por otra parte, se mantuvo la política de evitar las horas extraordinarias, a menos que fueran estrictamente necesarias.

La delegación, bien entendida, es una de las herramientas más poderosas para que, tanto el Supervisor como el Supervisado, hagan un mejor uso de su tiempo. Próximamente abordaremos otras aristas de este importante tema.

Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Yo tengo dos sillas de visitantes, nos comentaba un participante; ambas son de madera; la de la izquierda es totalmente normal pero a la de la derecha les recorté unos centímetros a las patas de adelante. Cuando entra a mi oficina algún visitante a quien deseo recibir, le señaló la primera; en caso contrario, la segunda, la modificada. El visitante no se da cuenta del motivo de su incomodidad, pero a los pocos minutos se levanta y se marcha.

No pretendemos que nuestros lectores hagan lo mismo, sino que saquemos una lección de esta anécdota. El contexto está relacionado con el beneficio que nos trae el hecho de no involucrarnos en ciertas actividades en el momento en que queremos dedicarle el tiempo a un asunto importante. En este caso, al participante le costaba ser asertivo, decirle directamente al visitante, de buenas maneras, que en ese momento no podía atenderlo, o citarlo para después, así que encontró un original método para deshacerse pronto de él.

La asertividad, en el caso que nos ocupa, consiste en la habilidad de decir NO, sin sentirnos mal por ello y sin hacer sentir mal al visitante. Quizás la forma más directa consiste en expresarle al visitante que con gusto nos reuniremos con él en otro momento, ya que estamos involucrados en un asunto importante que merece toda nuestra atención en este instante.

Existen muchas formas de ser asertivos e incluso se han escrito libros que tratan el tema extensamente. En beneficio de la brevedad, recomendamos tomar en cuenta lo siguiente: Una vez decidamos dedicarle tiempo a algo importante, debemos evitar las interrupciones. Si ellas ocurren, debemos rechazarlas asertivamente. No hace falta tener dos sillas de visitantes sino la voluntad de proteger ciertos momentos de nuestro tiempo y la habilidad para hacerlo de forma asertiva.

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Fecha estimada de publicación: 13 de abril de 2015

Gestión del tiempo: ¡Sin remordimientos!

Una de las primeras actividades que desarrollamos en los cursos  es el chequeo de expectativas, donde los participantes nos indican qué esperan del curso. En cierta oportunidad, un joven nos indicó, con bastante ansiedad, que él tenía muchas expectativas porque sentía que trabajaba demasiado y lograba muy poco. También nos comentó que él era el primero que llegaba a la empresa y el último que se iba, lo cual le impedía llevar una vida personal normal, y remató exclamando, ¡ni siquiera he tenido tiempo de conseguir novia! El joven participó activamente en el curso y al final indicó que sentía que había adquirido las herramientas necesarias para mejorar la gestión de su tiempo.

  

Pasaron algunos meses, y un día nos topamos con el joven en la calle. Fue grato escucharlo ya que durante una larga conversación nos comentó que había puesto en  vigor las decisiones que tomó durante el curso y que había mejorado muchísimo, al punto de que todos los días se iba del trabajo a las 5:00 PM, como el resto de sus compañeros, ¡sin remordimientos!, lo cual le había permitido continuar sus estudios de noche, y esta vez remató diciendo con entusiasmo, ¡hasta tengo novia!

Queremos rescatar una frase de esta anécdota: ¡sin remordimientos! Con ella, el joven nos estaba diciendo que se estaba yendo temprano del trabajo con un sentido de logro, con la satisfacción de saber que el día fue productivo, y esto le daba el tiempo y la tranquilidad de mente necesarios para afrontar nuevos retos en su vida personal.

¿Cuál fue el secreto de este joven? Podemos resumirlo en una palabra: organización. En lugar de trabajar reactivamente en muchas actividades dispersas, él había decidido concentrarse en aquellas actividades verdaderamente importantes que le conducían a lograr resultados.  Entre otras cosas, aprendió a decir NO, cuando lo consideraba apropiado, de forma asertiva. Esto, unido a su aspiración de lograr también sus metas personales, lo condujo a establecer un balance positivo entre su trabajo y su vida personal, ¡sin remordimientos!

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Fecha estimada de publicación: 30 de marzo de 2015

Gestión del tiempo. ¡Eso no fue lo que te pedí!

Una participante de un curso  nos contaba que en cierta oportunidad, cuando estaba a punto de marcharse a casa después de una agotadora jornada de trabajo, el Jefe le pidió una información urgente para primera hora de la mañana. Consternada, no le quedo más que respirar hondo, recopilar la información solicitada y elaborar un informe detallado. Al final, quedó muy satisfecha del trabajo realizado, al cual le incluyó algunos gráficos, y orgullosamente le entregó el informe a su Jefe a la hora convenida. Este tomó el informe,  escribió algunos datos en una hoja de papel y, para sorpresa de nuestra amiga, lanzó el informe al cesto de la basura. Al reclamarle su actitud, el Jefe le contestó: “¡Eso no fue lo que te pedí!, yo te solicité una información, no un informe, y con los datos que copié es suficiente. “

Aparte de la actitud poco profesional del Jefe y de la evidente molestia que sintió, nuestra amiga aprendió que la próxima vez que le solicitaran algo, iba a preguntar qué se esperaba de ella exactamente. En el caso que nos ocupa, si le hubiera hecho una pregunta simple a su Jefe -¿usted quiere un informe o sólo necesita los datos?- este seguramente le hubiera aclarado qué con los datos era suficiente, y en lugar de tardar dos horas le hubiera dedicado sólo  unos minutos, con el mismo resultado.

La comunicación efectiva es un elemento fundamental en la delegación y en la asignación de tareas. En algunas oportunidades, quien delega no comunica su requerimiento con claridad, lo cual le da al empleado la oportunidad de aclarar qué se espera de él concretamente. En este caso, la comunicación es una responsabilidad compartida, es una autopista de dos vías. Ambos actores deben asegurarse de que lo comunicado fue entendido de forma correcta. Esta simple recomendación puede evitar un sinnúmero de problemas y malos entendidos y una gran pérdida de tiempo y esfuerzos tanto para quien delega, como para quien recibe la delegación.

Gestión del tiempo: ¡Tengo demasiado trabajo!

Cuando preguntamos a los participantes en los cursos si ellos consideran que tienen mucho trabajo, solemos recibir una abrumadora respuesta positiva. Esta percepción generalmente cambia cuando efectúan un análisis a conciencia de cómo están realmente usando su tiempo.

En cierta oportunidad un participante nos contó el triste caso de una compañera de trabajo. Era la típica persona que siempre tenía demasiado trabajo, sus asuntos solían estar retrasados, había acumulado varias vacaciones, trabajaba horas extraordinarias en exceso, y se quejaba constantemente porque necesitaba más personal que la ayudara. El hecho es que un buen día  cayó enferma, tuvo que someterse a una intervención quirúrgica, y pasó un buen tiempo sin poder asistir al trabajo. Durante su ausencia, encargaron de sus labores a una joven pasante, quien en poco tiempo logró poner el trabajo al día sin mayores complicaciones, y demostró de esa forma, sin proponérselo, que el problema no era la naturaleza del trabajo sino la forma de ejecutar el mismo. Una vez la empleada se reintegró, ya curada de salud, la empresa decidió retirarla y la joven pasante quedó a cargo definitivo de la posición.

Muchas personas sienten que están sobrecargadas de actividades y no se dan cuenta de que, en ocasiones, el problema no es la naturaleza del trabajo sino ellos mismos. Algunas causas comunes de esta situación son la falta de objetivos claros, la ausencia de prioridades, la inhabilidad para decir NO, y la postergación, entre otras. Una vez estas personas se den cuenta de que pequeños cambios en el comportamiento pueden lograr grandes cambios en la productividad, estarán en capacidad de emprender el camino del éxito en la gestión de su tiempo.

Gestión del tiempo: La paja en el ojo ajeno

Es muy fácil cuestionar la forma como otros gestionan su tiempo. Durante nuestros cursos hemos escuchado una gran variedad de testimonios acerca de cómo los jefes, los subordinados, los compañeros, desperdician su tiempo, pero muy rara vez escuchamos una confesión espontánea, un mea culpa, por parte de algún participante.

El asunto cambia cuando solicitamos que analicen el caso de estudio de una persona cualquiera durante su día de trabajo y tomen nota de cómo aprovechó o desperdició su tiempo.  El resultado de la dinámica es sorprendente, ya que los participantes advierten todos los errores que comete esa persona y, lo más importante, se dan cuenta de que ellos mismos los cometen a diario. Descubren la viga que tienen en su propio ojo.

Uno de los ingredientes primordiales para una efectiva gestión del tiempo es el análisis sincero de cómo estamos gestionando nuestro tiempo. En ocasiones percibimos que trabajamos mucho y producimos poco. A todos nos ha pasado, eventual o frecuentemente, que después de un arduo día de trabajo pensamos algo como: “hoy trabajé mucho y no hice nada”. Seguramente ese día atendimos a muchos asuntos urgentes, colaboramos con nuestros compañeros, le dedicamos pequeñas porciones de tiempo a muchos asuntos triviales, mientras lo importante, lo que hubiera salvado el día, se quedó pendiente para mañana. Detrás de ese comportamiento, muy frustrante por lo demás, se esconden una gran variedad de causas: falta de claridad en los objetivos, incapacidad para decir NO, falta de delegación, postergación, ausencia de un sistema para fijar prioridades.

Para poder mejorar es imprescindible saber en qué debemos hacerlo. Si realmente deseamos ser más efectivos gestionando nuestro tiempo, debemos analizar qué estamos haciendo bien y cuáles son nuestras áreas de mejora. Ese es el primer paso hacia una efectiva gestión de nuestro tiempo.

Gestión del tiempo: El charquito de agua

En cierta ocasión estábamos dictando una charla a todo el personal de una pequeña clínica. Comentábamos acerca de la importancia de atacar la causa de los problemas y no sólo  los síntomas, tanto en el ámbito de la medicina como en la gestión del tiempo. En medio de aquella interesante conversación, la señora de la limpieza comentó que ella tenía un ejemplo que aportar y en seguida refirió el hecho de que uno de los médicos, allí presente, la llamaba dos o tres veces al día para que se hiciera cargo de un charquito de agua que se formaba en un rincón de su consultorio, y ella acudía de inmediato a secar el piso. La reflexión con la que culminó su intervención fue su decisión de que el siguiente día iba a investigar por qué se estaba formando  el charquito para luego encontrar una solución definitiva. En otras palabras, se dio cuenta de que estaba atendiendo al síntoma mientras el origen del problema permanecía intacto. Una vez descubriera y atacara el origen del problema, el charquito, el síntoma, desaparecería.

Esta reflexión, hecha de la manera más ingenua, nos revela un principio que es básico en la gestión del tiempo. Todos nosotros tenemos “charquitos”, actividades, problemas, situaciones que se repiten continuamente, todos los días, o semanas, o meses, y percibimos que nunca desaparecerán. Si logramos investigar cuál es la causa  de que esa situación se repita, muy posiblemente estaremos en capacidad de atacar el origen del problema, con lo cual el síntoma desaparecerá, y con él, el problema.

En términos prácticos, la planificación, la proactividad, rinden más frutos que la reacción ante una situación repetitiva. Si dedicamos el tiempo necesario a investigar, analizar y buscar el origen del problema, será más fácil encontrar la solución, y no perderemos más tiempo reaccionando una y otra vez ante la misma situación repetitiva; es decir, secando el charquito una y otra vez.