Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Yo tengo dos sillas de visitantes, nos comentaba un participante; ambas son de madera; la de la izquierda es totalmente normal pero a la de la derecha les recorté unos centímetros a las patas de adelante. Cuando entra a mi oficina algún visitante a quien deseo recibir, le señaló la primera; en caso contrario, la segunda, la modificada. El visitante no se da cuenta del motivo de su incomodidad, pero a los pocos minutos se levanta y se marcha.

No pretendemos que nuestros lectores hagan lo mismo, sino que saquemos una lección de esta anécdota. El contexto está relacionado con el beneficio que nos trae el hecho de no involucrarnos en ciertas actividades en el momento en que queremos dedicarle el tiempo a un asunto importante. En este caso, al participante le costaba ser asertivo, decirle directamente al visitante, de buenas maneras, que en ese momento no podía atenderlo, o citarlo para después, así que encontró un original método para deshacerse pronto de él.

La asertividad, en el caso que nos ocupa, consiste en la habilidad de decir NO, sin sentirnos mal por ello y sin hacer sentir mal al visitante. Quizás la forma más directa consiste en expresarle al visitante que con gusto nos reuniremos con él en otro momento, ya que estamos involucrados en un asunto importante que merece toda nuestra atención en este instante.

Existen muchas formas de ser asertivos e incluso se han escrito libros que tratan el tema extensamente. En beneficio de la brevedad, recomendamos tomar en cuenta lo siguiente: Una vez decidamos dedicarle tiempo a algo importante, debemos evitar las interrupciones. Si ellas ocurren, debemos rechazarlas asertivamente. No hace falta tener dos sillas de visitantes sino la voluntad de proteger ciertos momentos de nuestro tiempo y la habilidad para hacerlo de forma asertiva.

Próxima publicación: Gestión del tiempo: Delegación ascendente

Fecha estimada de publicación: 13 de abril de 2015

Gestión del tiempo: ¡Sin remordimientos!

Una de las primeras actividades que desarrollamos en los cursos  es el chequeo de expectativas, donde los participantes nos indican qué esperan del curso. En cierta oportunidad, un joven nos indicó, con bastante ansiedad, que él tenía muchas expectativas porque sentía que trabajaba demasiado y lograba muy poco. También nos comentó que él era el primero que llegaba a la empresa y el último que se iba, lo cual le impedía llevar una vida personal normal, y remató exclamando, ¡ni siquiera he tenido tiempo de conseguir novia! El joven participó activamente en el curso y al final indicó que sentía que había adquirido las herramientas necesarias para mejorar la gestión de su tiempo.

  

Pasaron algunos meses, y un día nos topamos con el joven en la calle. Fue grato escucharlo ya que durante una larga conversación nos comentó que había puesto en  vigor las decisiones que tomó durante el curso y que había mejorado muchísimo, al punto de que todos los días se iba del trabajo a las 5:00 PM, como el resto de sus compañeros, ¡sin remordimientos!, lo cual le había permitido continuar sus estudios de noche, y esta vez remató diciendo con entusiasmo, ¡hasta tengo novia!

Queremos rescatar una frase de esta anécdota: ¡sin remordimientos! Con ella, el joven nos estaba diciendo que se estaba yendo temprano del trabajo con un sentido de logro, con la satisfacción de saber que el día fue productivo, y esto le daba el tiempo y la tranquilidad de mente necesarios para afrontar nuevos retos en su vida personal.

¿Cuál fue el secreto de este joven? Podemos resumirlo en una palabra: organización. En lugar de trabajar reactivamente en muchas actividades dispersas, él había decidido concentrarse en aquellas actividades verdaderamente importantes que le conducían a lograr resultados.  Entre otras cosas, aprendió a decir NO, cuando lo consideraba apropiado, de forma asertiva. Esto, unido a su aspiración de lograr también sus metas personales, lo condujo a establecer un balance positivo entre su trabajo y su vida personal, ¡sin remordimientos!

Próxima publicación: Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Fecha estimada de publicación: 30 de marzo de 2015

Gestión del tiempo. ¡Eso no fue lo que te pedí!

Una participante de un curso  nos contaba que en cierta oportunidad, cuando estaba a punto de marcharse a casa después de una agotadora jornada de trabajo, el Jefe le pidió una información urgente para primera hora de la mañana. Consternada, no le quedo más que respirar hondo, recopilar la información solicitada y elaborar un informe detallado. Al final, quedó muy satisfecha del trabajo realizado, al cual le incluyó algunos gráficos, y orgullosamente le entregó el informe a su Jefe a la hora convenida. Este tomó el informe,  escribió algunos datos en una hoja de papel y, para sorpresa de nuestra amiga, lanzó el informe al cesto de la basura. Al reclamarle su actitud, el Jefe le contestó: “¡Eso no fue lo que te pedí!, yo te solicité una información, no un informe, y con los datos que copié es suficiente. “

Aparte de la actitud poco profesional del Jefe y de la evidente molestia que sintió, nuestra amiga aprendió que la próxima vez que le solicitaran algo, iba a preguntar qué se esperaba de ella exactamente. En el caso que nos ocupa, si le hubiera hecho una pregunta simple a su Jefe -¿usted quiere un informe o sólo necesita los datos?- este seguramente le hubiera aclarado qué con los datos era suficiente, y en lugar de tardar dos horas le hubiera dedicado sólo  unos minutos, con el mismo resultado.

La comunicación efectiva es un elemento fundamental en la delegación y en la asignación de tareas. En algunas oportunidades, quien delega no comunica su requerimiento con claridad, lo cual le da al empleado la oportunidad de aclarar qué se espera de él concretamente. En este caso, la comunicación es una responsabilidad compartida, es una autopista de dos vías. Ambos actores deben asegurarse de que lo comunicado fue entendido de forma correcta. Esta simple recomendación puede evitar un sinnúmero de problemas y malos entendidos y una gran pérdida de tiempo y esfuerzos tanto para quien delega, como para quien recibe la delegación.

Gestión del tiempo: ¡Tengo demasiado trabajo!

Cuando preguntamos a los participantes en los cursos si ellos consideran que tienen mucho trabajo, solemos recibir una abrumadora respuesta positiva. Esta percepción generalmente cambia cuando efectúan un análisis a conciencia de cómo están realmente usando su tiempo.

En cierta oportunidad un participante nos contó el triste caso de una compañera de trabajo. Era la típica persona que siempre tenía demasiado trabajo, sus asuntos solían estar retrasados, había acumulado varias vacaciones, trabajaba horas extraordinarias en exceso, y se quejaba constantemente porque necesitaba más personal que la ayudara. El hecho es que un buen día  cayó enferma, tuvo que someterse a una intervención quirúrgica, y pasó un buen tiempo sin poder asistir al trabajo. Durante su ausencia, encargaron de sus labores a una joven pasante, quien en poco tiempo logró poner el trabajo al día sin mayores complicaciones, y demostró de esa forma, sin proponérselo, que el problema no era la naturaleza del trabajo sino la forma de ejecutar el mismo. Una vez la empleada se reintegró, ya curada de salud, la empresa decidió retirarla y la joven pasante quedó a cargo definitivo de la posición.

Muchas personas sienten que están sobrecargadas de actividades y no se dan cuenta de que, en ocasiones, el problema no es la naturaleza del trabajo sino ellos mismos. Algunas causas comunes de esta situación son la falta de objetivos claros, la ausencia de prioridades, la inhabilidad para decir NO, y la postergación, entre otras. Una vez estas personas se den cuenta de que pequeños cambios en el comportamiento pueden lograr grandes cambios en la productividad, estarán en capacidad de emprender el camino del éxito en la gestión de su tiempo.

Gestión del tiempo: La paja en el ojo ajeno

Es muy fácil cuestionar la forma como otros gestionan su tiempo. Durante nuestros cursos hemos escuchado una gran variedad de testimonios acerca de cómo los jefes, los subordinados, los compañeros, desperdician su tiempo, pero muy rara vez escuchamos una confesión espontánea, un mea culpa, por parte de algún participante.

El asunto cambia cuando solicitamos que analicen el caso de estudio de una persona cualquiera durante su día de trabajo y tomen nota de cómo aprovechó o desperdició su tiempo.  El resultado de la dinámica es sorprendente, ya que los participantes advierten todos los errores que comete esa persona y, lo más importante, se dan cuenta de que ellos mismos los cometen a diario. Descubren la viga que tienen en su propio ojo.

Uno de los ingredientes primordiales para una efectiva gestión del tiempo es el análisis sincero de cómo estamos gestionando nuestro tiempo. En ocasiones percibimos que trabajamos mucho y producimos poco. A todos nos ha pasado, eventual o frecuentemente, que después de un arduo día de trabajo pensamos algo como: “hoy trabajé mucho y no hice nada”. Seguramente ese día atendimos a muchos asuntos urgentes, colaboramos con nuestros compañeros, le dedicamos pequeñas porciones de tiempo a muchos asuntos triviales, mientras lo importante, lo que hubiera salvado el día, se quedó pendiente para mañana. Detrás de ese comportamiento, muy frustrante por lo demás, se esconden una gran variedad de causas: falta de claridad en los objetivos, incapacidad para decir NO, falta de delegación, postergación, ausencia de un sistema para fijar prioridades.

Para poder mejorar es imprescindible saber en qué debemos hacerlo. Si realmente deseamos ser más efectivos gestionando nuestro tiempo, debemos analizar qué estamos haciendo bien y cuáles son nuestras áreas de mejora. Ese es el primer paso hacia una efectiva gestión de nuestro tiempo.

Gestión del tiempo: El charquito de agua

En cierta ocasión estábamos dictando una charla a todo el personal de una pequeña clínica. Comentábamos acerca de la importancia de atacar la causa de los problemas y no sólo  los síntomas, tanto en el ámbito de la medicina como en la gestión del tiempo. En medio de aquella interesante conversación, la señora de la limpieza comentó que ella tenía un ejemplo que aportar y en seguida refirió el hecho de que uno de los médicos, allí presente, la llamaba dos o tres veces al día para que se hiciera cargo de un charquito de agua que se formaba en un rincón de su consultorio, y ella acudía de inmediato a secar el piso. La reflexión con la que culminó su intervención fue su decisión de que el siguiente día iba a investigar por qué se estaba formando  el charquito para luego encontrar una solución definitiva. En otras palabras, se dio cuenta de que estaba atendiendo al síntoma mientras el origen del problema permanecía intacto. Una vez descubriera y atacara el origen del problema, el charquito, el síntoma, desaparecería.

Esta reflexión, hecha de la manera más ingenua, nos revela un principio que es básico en la gestión del tiempo. Todos nosotros tenemos “charquitos”, actividades, problemas, situaciones que se repiten continuamente, todos los días, o semanas, o meses, y percibimos que nunca desaparecerán. Si logramos investigar cuál es la causa  de que esa situación se repita, muy posiblemente estaremos en capacidad de atacar el origen del problema, con lo cual el síntoma desaparecerá, y con él, el problema.

En términos prácticos, la planificación, la proactividad, rinden más frutos que la reacción ante una situación repetitiva. Si dedicamos el tiempo necesario a investigar, analizar y buscar el origen del problema, será más fácil encontrar la solución, y no perderemos más tiempo reaccionando una y otra vez ante la misma situación repetitiva; es decir, secando el charquito una y otra vez. 

Gestión del tiempo: El dilema de Alicia

En la obra Alicia en el país de las maravillas, de Lewis Carroll, puede leerse un diálogo entre Alicia y el Gato, cuando ella se encontraba ante una encrucijada de caminos: “¿te importaría decirme, por favor, qué  camino debo tomar desde aquí? --Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el Gato. --¡No me importa mucho adónde...! --dijo Alicia. --Entonces, da igual la dirección --dijo el Gato, ¡cualquiera que tomes está bien!"

Si no sabemos a dónde vamos, cualquier camino es igual. Si no sabemos qué queremos lograr, cualquier actividad que emprendamos da lo mismo. Este concepto es clave para los que quieren  mejorar la gestión de su tiempo, tanto personal como de trabajo.

Hace unos cuantos años dictamos un curso a un grupo de Gerentes de una empresa, muy exitosa en su ramo, y conversábamos acerca de este tema cuando el Vicepresidente Ejecutivo nos solicitó permiso para decir unas palabras. En seguida comentó que la empresa, por decisión de la Junta Directiva, estaba comprometida con el logro de una serie de objetivos estratégicos, y él se acababa de dar cuenta de que ellos, los Gerentes, no habían sido informados de cuáles eran esos objetivos. De inmediato, les explicó los 5 objetivos estratégicos. Para nosotros, como Facilitadores, fue un momento muy interesante, porque logramos uno de los propósitos del curso: alinear a todos los Gerentes en torno a objetivos comunes.

Hoy en día, nos seguimos encontrando con muchos participantes que nos indican que no conocen sus objetivos de trabajo. Otros los conocen pero no se encuentran realmente comprometidos con ellos. Es impresionante la mejora en la productividad que se puede lograr por el hecho de concentrarse en trabajar con la mirada puesta en objetivos. Cuando esto sucede, ante una encrucijada de caminos, sólo debemos preguntarnos, ¿cuál de estos caminos me conduce a lograr lo que me he propuesto? Entonces, la decisión será más fácil de tomar.

La idea de concentrarse en el objetivo no es válida sólo para un trabajador. Es válida para cualquier persona en cualquier aspecto de su vida, bien sea personal, familiar o profesional. El hecho de clarificar cuál es el objetivo en un momento de incertidumbre, nos ayudará a resolver el dilema y tomar el camino más apropiado, el que nos conduce a ser más productivos con menos esfuerzo.

Gestión del tiempo: ¿Con qué se come eso?

Esa fue la inesperada pregunta de un Gerente cuando le ofrecimos nuestro taller. Le respondimos  indicándole los beneficios que proporciona a una organización un mejor aprovechamiento del tiempo, pero la verdad es que la pregunta nos motivó a visualizar la gestión del tiempo como un producto culinario. Pues bien, analicemos cuáles son los ingredientes del plato principal y cuáles los acompañantes.

El ingrediente primordial se llama “Objetivos”. Sin ese ingrediente, nada tiene sentido porque la idea de gestionar el tiempo no puede ser otra que lograr algo, y si no tengo claro qué es lo que quiero lograr, el asunto carece de importancia. Un segundo ingrediente es el “Conocimiento” de cómo lo estoy haciendo. La mayoría de las personas no se da cuenta de los múltiples factores que le hacen desperdiciar su tiempo y hasta se siente cómoda conviviendo con ellos. Un análisis verdadero de cómo estamos invirtiendo nuestro tiempo nos proporciona ese conocimiento. El tercer ingrediente básico no es otro que la “motivación”, el deseo de ser más productivo, las ganas de lograr cosas que hasta ahora no hemos logrado.

Aquel que es parte de una organización necesita al menos dos acompañantes. El primero de ellos consiste en alguna forma de “evaluación del desempeño”, un sistema mediante el cual los objetivos de cada persona contribuyen a lograr los objetivos de la organización y su progreso es monitoreado y corregido de ser necesario. El otro acompañante es un “equipo de trabajo alineado”, que comparta los mismos objetivos finales y cree el ambiente propicio de respeto hacia el tiempo de los demás.

La conjunción de estos ingredientes y acompañantes puede lograr que una empresa aumente considerablemente su productividad y también incide en la motivación de los empleados, principalmente en aquellos que tienen una fuerte motivación al logro.

Durante 25 años hemos dictado más de 1.000 cursos / talleres / charlas / seminarios acerca del tema a una variada audiencia.  Con base al bagaje de conocimientos y experiencias que hemos adquirido durante esta jornada, hoy estamos dando comienzo a una serie de artículos breves que irán analizando uno a uno estos conceptos y aquellos otros que estén relacionados con la productividad, tanto personal como de las organizaciones, enfocados en la gestión del recurso tiempo, el recurso más importante, y a la vez más enigmático, del que dispone el ser humano.