Gestión del tiempo: El dilema de Alicia

En la obra Alicia en el país de las maravillas, de Lewis Carroll, puede leerse un diálogo entre Alicia y el Gato, cuando ella se encontraba ante una encrucijada de caminos: “¿te importaría decirme, por favor, qué  camino debo tomar desde aquí? --Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el Gato. --¡No me importa mucho adónde...! --dijo Alicia. --Entonces, da igual la dirección --dijo el Gato, ¡cualquiera que tomes está bien!"

Si no sabemos a dónde vamos, cualquier camino es igual. Si no sabemos qué queremos lograr, cualquier actividad que emprendamos da lo mismo. Este concepto es clave para los que quieren  mejorar la gestión de su tiempo, tanto personal como de trabajo.

Hace unos cuantos años dictamos un curso a un grupo de Gerentes de una empresa, muy exitosa en su ramo, y conversábamos acerca de este tema cuando el Vicepresidente Ejecutivo nos solicitó permiso para decir unas palabras. En seguida comentó que la empresa, por decisión de la Junta Directiva, estaba comprometida con el logro de una serie de objetivos estratégicos, y él se acababa de dar cuenta de que ellos, los Gerentes, no habían sido informados de cuáles eran esos objetivos. De inmediato, les explicó los 5 objetivos estratégicos. Para nosotros, como Facilitadores, fue un momento muy interesante, porque logramos uno de los propósitos del curso: alinear a todos los Gerentes en torno a objetivos comunes.

Hoy en día, nos seguimos encontrando con muchos participantes que nos indican que no conocen sus objetivos de trabajo. Otros los conocen pero no se encuentran realmente comprometidos con ellos. Es impresionante la mejora en la productividad que se puede lograr por el hecho de concentrarse en trabajar con la mirada puesta en objetivos. Cuando esto sucede, ante una encrucijada de caminos, sólo debemos preguntarnos, ¿cuál de estos caminos me conduce a lograr lo que me he propuesto? Entonces, la decisión será más fácil de tomar.

La idea de concentrarse en el objetivo no es válida sólo para un trabajador. Es válida para cualquier persona en cualquier aspecto de su vida, bien sea personal, familiar o profesional. El hecho de clarificar cuál es el objetivo en un momento de incertidumbre, nos ayudará a resolver el dilema y tomar el camino más apropiado, el que nos conduce a ser más productivos con menos esfuerzo.

Gestión del tiempo: ¿Con qué se come eso?

Esa fue la inesperada pregunta de un Gerente cuando le ofrecimos nuestro taller. Le respondimos  indicándole los beneficios que proporciona a una organización un mejor aprovechamiento del tiempo, pero la verdad es que la pregunta nos motivó a visualizar la gestión del tiempo como un producto culinario. Pues bien, analicemos cuáles son los ingredientes del plato principal y cuáles los acompañantes.

El ingrediente primordial se llama “Objetivos”. Sin ese ingrediente, nada tiene sentido porque la idea de gestionar el tiempo no puede ser otra que lograr algo, y si no tengo claro qué es lo que quiero lograr, el asunto carece de importancia. Un segundo ingrediente es el “Conocimiento” de cómo lo estoy haciendo. La mayoría de las personas no se da cuenta de los múltiples factores que le hacen desperdiciar su tiempo y hasta se siente cómoda conviviendo con ellos. Un análisis verdadero de cómo estamos invirtiendo nuestro tiempo nos proporciona ese conocimiento. El tercer ingrediente básico no es otro que la “motivación”, el deseo de ser más productivo, las ganas de lograr cosas que hasta ahora no hemos logrado.

Aquel que es parte de una organización necesita al menos dos acompañantes. El primero de ellos consiste en alguna forma de “evaluación del desempeño”, un sistema mediante el cual los objetivos de cada persona contribuyen a lograr los objetivos de la organización y su progreso es monitoreado y corregido de ser necesario. El otro acompañante es un “equipo de trabajo alineado”, que comparta los mismos objetivos finales y cree el ambiente propicio de respeto hacia el tiempo de los demás.

La conjunción de estos ingredientes y acompañantes puede lograr que una empresa aumente considerablemente su productividad y también incide en la motivación de los empleados, principalmente en aquellos que tienen una fuerte motivación al logro.

Durante 25 años hemos dictado más de 1.000 cursos / talleres / charlas / seminarios acerca del tema a una variada audiencia.  Con base al bagaje de conocimientos y experiencias que hemos adquirido durante esta jornada, hoy estamos dando comienzo a una serie de artículos breves que irán analizando uno a uno estos conceptos y aquellos otros que estén relacionados con la productividad, tanto personal como de las organizaciones, enfocados en la gestión del recurso tiempo, el recurso más importante, y a la vez más enigmático, del que dispone el ser humano.