Gestión del tiempo: Planifico mientras me ducho

¿Cuál es el mejor momento para planificar el día de trabajo? La respuesta más común parece obvia: a primera hora de la mañana, al llegar a la oficina. La mayoría de las personas que planifican el uso de su tiempo lo hacen en este momento. Sin embargo, muchas otras personas nos han dicho que ellos prefieren planificar su día antes de irse a casa. En ese momento pueden hacer un inventario de lo que hicieron durante el día, lo que les quedó pendiente, y así tienen más claro el panorama para el día siguiente. En cierta oportunidad, un Gerente de alto nivel nos comentaba que él planifica su día mientras se ducha en las mañanas. En ese momento piensa en las cosas que va a hacer durante el día, decide sus prioridades, y apenas llega al trabajo las anota. Todas esas personas tienen un aspecto en común: siempre lo hacen a la misma hora y de la misma forma; es decir, lo ha convertido en un hábito.

Las personas exitosas suelen planificar diariamente el uso de su tiempo. No importa cuándo o cómo lo hagan, el hecho es que lo hacen. Diversos estudios han demostrado que este es uno de los hábitos que comparten aquellos que han logrado el éxito. A continuación ofreceremos algunos “tips” relacionados con este tema que nos ayudarán a ser más productivos:

1. Haz de la planificación un hábito. Hazlo todo los días a la misma hora.
2. Escribe una lista de cosas por hacer. Usa una agenda, una hoja de papel, cualquier ayuda electrónica, aquello con lo que te sientas más cómodo, pero no dejes de escribirlos.
3. Ten en mente tus objetivos a largo plazo. Si los tienes por escrito, dales un vistazo.
4. Revisa tu lista del día anterior para saber qué te quedo pendiente.
5. Revisa tu correo electrónico. Es posible que te encuentres con algunos asuntos importantes que debes atender.
6. Anota sólo aquellas actividades que sean importantes; es decir, aquellas que te ayudan a completar tus objetivos o te hacen avanzar en ese sentido. Evita anotar otro tipo de actividades.
7. No hagas una lista larga. A veces tres o cuatro actividades importantes son suficientes para que el día sea productivo. El entorno se encargará de traerte otras actividades que tendrás que acometer.
8. Asígnales prioridad. Como todas son importantes, usa en este momento el criterio de la urgencia.
9. Comienza a trabajar en la primera actividad de inmediato. Las primeras horas de la mañana son las más apropiadas para los asuntos que son más importantes.
10. Mantén tu lista todo el día a la vista.  Es muy satisfactorio irse a casa con un a en cada actividad que planificaste.

Próxima publicación: 12 de octubre de 2015

Gestión del tiempo: Los defectos del Gerente

En cierta oportunidad dictamos un curso a una empresa que decidió incluir en el mismo a personal de todos los niveles, incluyendo al Gerente General. En esos casos, a los Facilitadores nos preocupa cuál será la actitud del personal de alto nivel porque ella incide en que el resto de participantes se integre a la actividad con entusiasmo o se retraiga. El hecho es que al comenzar el curso pasamos una película que trata de un Gerente que tiene todos los defectos inimaginables en la gestión de su tiempo. Al finalizar la película solicitamos sus comentarios a los participantes y, para regocijo de todos, el Gerente General admitió que él compartía todos los defectos del protagonista.  De más está decir que esa confesión sincera y valiente sirvió para que el resto de participantes abrieran su mente y pudiéramos disfrutar de un curso extraordinario, partiendo de la reflexión personal para así llegar a acciones concretas dirigidas a que los participantes, y el equipo, pudieran hacer un mejor uso de su tiempo en beneficio de la productividad personal y colectiva.

De esta anécdota podemos sacar dos conclusiones importantes. Si deseamos mejorar nuestra productividad, tenemos que “darnos cuenta” de aquello que estamos haciendo bien y de lo que debemos mejorar. En el caso que nos ocupa, el Gerente pudo darse cuenta de aquellos comportamientos que estaban saboteando el uso de su tiempo, tales como la falta de planificación, el querer involucrarse en todo, no delegar adecuadamente, y no saber decir NO de forma asertiva. Al identificar los aspectos que nos limitan estamos dando el primer paso, quizás el más importante, para iniciar acciones positivas que nos permitan mejorar.

En segundo lugar, la confesión del Gerente nos proporcionó otra lección. De nada vale que las empresas envíen a los participantes a cursos sobre la gestión del tiempo, si la Gerencia no da el ejemplo. Este es el tipo de formación que debe suministrarse en cascada, y con un compromiso formal de que la gestión del tiempo es un asunto de todos, comenzando por arriba y permeando a todos los niveles, propiciando así un clima de enfoque en los objetivos y de respeto hacia el tiempo de los demás.

Invitamos a nuestros lectores a que reflexionen acerca de aquellos comportamientos que los limitan en el uso de su tiempo. El hecho de que podamos identificar aunque sea sólo uno de ellos y tomemos una acción positiva para corregirlo, puede generar un cambio muy importante en el camino hacia la productividad personal.

Próxima entrada: 28 de septiembre de 2015

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