Gestión del tiempo: Me siento como un títere

Una de las quejas más frecuentes que escuchamos en nuestros cursos es la referente a la falta de control propio en el uso del tiempo de trabajo. Si no es el jefe, son los clientes, o los compañeros, o el teléfono, o cualquier elemento externo que les impide tomar el control de su tiempo. Incluso, algunos participantes nos han manifestado que se sienten como títeres al intentar controlar el uso de su tiempo. Cuando surge esta queja, solemos hacer un ejercicio muy sencillo: solicitamos a los participantes que se pongan de pie y la reacción es inmediata, todos se levantan de su asiento. Luego, les solicitamos que vuelvan a tomar asiento y nos digan por qué se pusieron de pie. La respuesta parece obvia: “porque usted nos lo pidió”. Después de una discusión muy interesante, surge la verdadera razón: cada uno de los participantes, de manera individual y con absoluta libertad, tomó la decisión de ponerse en pie. La decisión fue de cada uno de ellos y no del Facilitador. Ellos simplemente reaccionaron ante una solicitud, con prontitud y sin ningún tipo de cuestionamiento.  Este ejercicio se asemeja a lo que sucede en el día a día: reaccionamos de manera casi instintiva ante las solicitudes de los demás mientras que nuestras propias prioridades se van postergando.

Hay personas que se quejan continuamente de las cosas que están fuera de su control y no hacen nada que los ayude a avanzar. Por ejemplo, no podemos controlar el tráfico, pero si podemos controlar nuestra actitud ante el tráfico y la hora de salida. No podemos controlar el hecho de que nos llamen por teléfono o nos envíen mensajes, pero si podemos controlar el uso que hacemos de este instrumento. No podemos evitar que terceras personas nos soliciten algo, pero si podemos controlar nuestra respuesta ante dichas solicitudes. Si nunca decimos NO, nos convertiremos en un blanco fácil para todos aquellos que necesiten ayuda. No es un asunto de ser egoísta o poco colaborador. Es cuestión de tener claras nuestras prioridades, saber cuándo decir NO, asertivamente, y cuando decir SI. En fin, no podemos controlar algunos elementos externos de nuestro entorno, pero si podemos controlar nuestra reacción, nuestra respuesta,  e incluso modificar el entorno a favor nuestro.

Hay situaciones que podemos controlar y situaciones que definitivamente no podemos controlar. Es importante que aprendamos a vivir con las primeras y nos enfoquemos en las que si podemos controlar. Debemos tomar una acción positiva, mediante una adecuada planificación y asignación de prioridades, y nuestra reacción consciente y asertiva ante los elementos externos que pretenden tomar el control de nuestro tiempo… y de nuestra vida.

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Gestión del tiempo: ¡Urgente! ¡Urgente!

Cada vez que escuchamos la expresión “urgente” nos viene a la mente la palabra  “abracadabra”, un vocablo mágico que suele acompañar a los trucos de los ilusionistas. La expresión “urgente” también tiene un poder mágico, y a la vez perverso: distraernos de lo que estamos haciendo para volcar nuestra atención hacia el nuevo requerimiento.

Supongamos que estamos enfocados en un asunto importante y de repente viene nuestro jefe, un cliente, o un compañero, y nos hace un requerimiento “urgente”. Lo más probable es que, como por arte de magia, nos olvidemos lo que estamos haciendo y, ¡abracadabra!, nos concentremos en el nuevo requerimiento. Esto no sería un problema si el asunto que reclamó nuestra atención fuera más importante que el que nos mantenía ocupado, y que realmente fuera urgente, pero no siempre es así. En muchos casos, la urgencia no es más que manipulación. ¿Cuántas veces nos han solicitado algo urgente y después comprobamos que no era tal?

Otro problema que se presenta con esta expresión, o con sus similares “esto es para ayer”, “lo pidió el jefe”, es que de tanto usarla pierde su valor. Cuando todo es urgente, los asuntos tienen la misma prioridad y vamos a tener que comenzar por uno de ellos y postergar el resto. Debemos en primer lugar enfocarnos en los asuntos importantes y luego determinar si alguno de ellos es “urgente” para de esa forma asignar prioridades. Si de repente nos llega una “urgencia”, recomendamos hacernos las siguientes preguntas:

·       ¿Esta actividad está dirigida hacia el logro de un objetivo?
·        ¿Es más importante que lo que estoy haciendo?
·        ¿Tiene una fecha tope?
·        ¿Qué pasaría si no lo hago?

Las respuestas a estas preguntas deberían indicarnos el camino, y este camino a veces pasa por decir NO, tema este que abordaremos en otra oportunidad.

Recuerda que, si eres proactivo, estarás en capacidad de determinar cuáles son tus prioridades. Si, por el contrario, eres reactivo, los demás tomarán el control de tu tiempo, y la expresión “urgente” tendrá un impacto significativo que te llevará a ayudar a que los otros cumplan con sus prioridades, mientras las tuyas quedan en la lista de espera. Si este fuera el caso, debes cambiar tu comportamiento. ¡Es urgente que lo hagas!

Gestión del tiempo: El telefonito es...

“…una necesidad, llamada tras llamada, y bla bla bla bla bla” decía la exitosa canción infantil popularizada en la década de los ´70. En esos tiempos, el teléfono sólo servía para llamar y recibir llamadas y ya era una necesidad, tanto en la vida personal como en la empresarial.

Hoy en día el teléfono es mucho más que una simple necesidad; sus capacidades se han potenciado, y se ha transformado para muchos en una obsesión. Ha evolucionado a ser un medio de comunicación con el mundo globalizado que nos brindan Internet y todas las herramientas tecnológicas disponibles. Hoy podemos comunicarnos con otras personas por mensajería de texto o por video conferencia; estamos en capacidad de acceder a Internet y todas sus posibilidades, de consultar lo que queramos y obtener los resultados en cualquier medio audiovisual, de controlar nuestra agenda, de divertirnos en solitario o acompañados de cualquier persona sin fronteras, de ubicar a otros o hacernos ubicar por ellos, y puede seguir un sinfín de etcéteras. ¡Ah, lo olvidábamos!, ¡también podemos hacer y recibir llamadas!

Cuando comenzamos a dictar cursos acerca de la gestión del tiempo hace casi 30 años, introdujimos una dinámica, que mantenemos hoy en día, para que los participantes descubran y combatan sus desperdiciadores de tiempo. No ha habido un solo curso donde no salga el tema del teléfono, cada vez con más preocupación por parte de los participantes. Al final, la conclusión sigue siendo la misma: el problema no es el teléfono sino el uso que hacemos de él. En otras palabras, nosotros somos el problema.

Muchos expertos en el área de productividad advierten que los teléfonos inteligentes están destruyendo nuestra productividad personal. El uso de esta herramienta se está convirtiendo en una  paradoja: ha sido concebida para hacernos más productivos, y se está convirtiendo en una de las principales causas de improductividad. A continuación citaremos algunas recomendaciones para evitar esto, bien sea durante  el trabajo o en nuestra vida personal.

• El teléfono –algunos parecen no saberlo- tiene la capacidad de ser apagado en el momento en que queramos, y deberíamos usar esta capacidad cuando necesitemos concentrarnos en una actividad importante, tal como trabajar en un asunto trascendente, o compartir momentos familiares, para sólo citar dos ejemplos.

• Las redes sociales y el correo electrónico nos mantienen al día con todos nuestros contactos, pero también impiden que nos concentremos cuando debemos hacerlo. Deberíamos limitar su uso a ciertas horas del día o desalojarlos de nuestro teléfono si tenemos otra opción –computador, tableta– disponible.

• Durante las horas de trabajo o actividades personales que nos exijan concentración, deberíamos desactivar las alarmas de aplicaciones que no tengan que ver con esa actividad.

En conclusión, la necesidad de ser productivo, de aprovechar parte de nuestro tiempo en asuntos importantes para nuestra vida personal o laboral, debe estar por encima de la necesidad de “estar siempre en contacto”. Hay tiempo para todo, y aquellos que son realmente exitosos, saben que cualquier herramienta de productividad, incluido el teléfono, es tan buena, o tan perversa, como el uso que hagamos de ella. 

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