Gestión del tiempo: Tiempo de paz

Durante el año hemos tocado diversos temas relacionados con la gestión del tiempo. Uno de los artículos publicados llevaba el título “El tiempo es vida”, y en el hacíamos notar que cada minuto de nuestro tiempo representaba un minuto de nuestra vida. En estos tiempos navideños, tiempos de reflexión, de compartir, de paz, cobra importancia el hecho de dedicar el mayor número posible de minutos a cada uno de estos conceptos y convertirlos en acciones concretas y no en conceptos etéreos.

La Navidad es tiempo de reflexión, de encontrarnos con nosotros mismos y con lo que es realmente importante en nuestras vidas. De recordar de dónde venimos y hacia dónde vamos. De ordenar nuestras prioridades y decidir a cuáles aspectos de nuestras vidas debemos dedicarle más tiempo.

La Navidad es tiempo de compartir, es tiempo de reencuentro con los que amamos, tiempo de sentarnos juntos a la mesa, tiempo de intercambiar regalos que, más que su valor material, representen lo que sentimos por nuestros seres queridos, tiempo de celebrar los logros y de recordar a los que nos dejaron.

La Navidad es tiempo de paz, de reconciliación, de perdón, de esperanza.

El equipo de TIEMPO ÚTIL te desea que en estas navidades dediques todo el tiempo posible a reflexionar, a compartir y a ser un elemento generador de paz en tu entorno.

¡Feliz Navidad!

Gestión del tiempo:

 “Mi tiempo lo controla mi jefe, mis clientes, los imprevistos…”

En innumerables ocasiones hemos escuchado esta queja por parte de los participantes en nuestros cursos. Muchos de ellos afirman que no tienen el control de su tiempo y se sienten como una veleta, a merced del viento que sople en determinado instante. Cada vez que intentan hacer algo por iniciativa propia, surge algo, una llamada, una orden, una urgencia, y al final “no tienen tiempo” para hacer lo que habían planeado.

Esa sensación es terrible, pero tiene solución si asumimos el compromiso de tomar el control. Nuestro tiempo nos pertenece, y sólo nosotros podemos decidir cómo lo usamos. Otras personas pueden hacer demandas sobre nuestro tiempo, pero la decisión final es nuestra. Si cedemos su control a los demás, si no tenemos objetivos claros, si no sabemos decir NO de forma asertiva, si no aprendemos a delegar apropiadamente, será muy fácil que nuestros jefes, clientes, compañeros, subordinados, tomen el control. Si, por el contrario, decidimos asumir el mando, recomendamos enfocarse en las siguientes decisiones:

1. Dale sentido a lo que haces. Decide qué es importante y desecha aquello que no lo es. Planifica tu día; elabora todos los días, a la misma hora, tu “Lista de cosas por hacer”. (Ver: TO DO LIST: Cómo hacer quefuncione).
2. Dedica al menos el 20% del tiempo laboral a completar las actividades de tu lista. Busca la mejor forma de concentrarte. Aíslate, física o mentalmente, por períodos cortos de tiempo.
3. Aprende a decir NO. Si te solicitan algo que no es más importante que lo que estás haciendo, busca la mejor forma de decir NO, de forma asertiva. Usa el argumento de que estás haciendo algo que es muy importante en este momento.
4. Delega. Si puede ser hecho por otra persona, debería ser hecho por esa persona.
5. Hay momentos que escaparán de tu control. Es natural. Asúmelo, e intenta recuperar el control lo antes posible.

El tiempo es vida. Cada minuto de tu tiempo es una pequeña porción de tu vida, y la vida es algo tan importante que vale la pena que permanezca bajo tu control. Si sigues estas recomendaciones, habrás dado un paso muy importante para tomar el control de tu tiempo… y de tu vida.

Próxima publicación: 7 de diciembre de 2015

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Gestión del tiempo - TO DO LIST: Cómo hacer que funcione

¡Qué bien nos sentimos cuando, al final del día de trabajo, hemos cumplido con nuestra lista de cosas por hacer!

Muchas personas han adquirido el hábito de elaborar una lista de cosas por hacer, “TO DO LIST” que les sirva como guía para el día que comienza. En algunas ocasiones, la lista se cumple, en otras no.  En este último caso, es probable que la persona abandone el hábito y vuelva a trabajar por reacción. A continuación detallamos una serie de comportamientos que pueden ayudar a que este hábito, tan sencillo como poderoso, produzca resultados positivos.

Establece una hora del día para elaborar tu lista.

Crea el hábito de hacerlo todos los días y a la misma hora. A algunas personas se nos hace más fácil planificar a primera hora del día y a otras hacerlo a final de la tarde, momento en el cual planifican las actividades del día siguiente. Esto tiene que ver con la teoría de los ritmos circadianos, tema este que trataremos con mayor profundidad en un próximo artículo.

Asegúrate de que las actividades que planificas están vinculadas a tus objetivos

Seguramente vendrán a tu mente una gran cantidad de actividades para incluir en tu lista. Si una actividad no está vinculada a tus objetivos, no vale la pena agregarla; ya habrá tiempo para pensar en ella. La productividad está vinculada al cumplimiento de objetivos y son esas actividades las que te darán un sentido real de logro.

Determina la extensión de las tareas a realizar

Al principio posiblemente no tengas una idea clara de su extensión, sobre todo si se trata de aquellas que están relacionadas con las redes sociales. Sugerimos que al principio vayas anotando el tiempo que consume la realización de esas tareas. Esto te permitirá saber cuántas se podrán realizar en un día de trabajo. Escuchamos con mucha frecuencia a los participantes de nuestros cursos decir que siempre quedan muchas actividades por hacer. Esto puede deberse a lo anterior. Con la práctica diaria iras perfilando una lista de cosas por hacer que pueda cumplirse en el día de trabajo.

Establece listas precisas, no interminables

¡Concreta! Tenemos la tendencia de anotar muchísimas cosas creyendo, como ya lo hemos dicho, que tendremos tiempo para realizarlas. Anota sólo las actividades que son verdaderamente importantes.

Analiza el contexto en que se está desarrollando tu jornada de trabajo

Si tu día de trabajo tiene muchas reuniones dentro y fuera de la empresa, los momentos disponibles para ir cumpliendo tu lista serán pocos. Lo mismo sucede si estas involucrado en la realización de un proyecto que contempla tu participación en un equipo de trabajo. Adecúa tu lista a estas situaciones para evitar frustraciones al no poder cumplirlas.

Analiza, delega, no postergues

¡Acéptalo! Es posible que existan muchas actividades que has venido haciendo que no necesitan ser hechas, bien porque son innecesarias o porque pueden ser hechas por otras personas. Analiza cuáles actividades pueden y deben ser delegadas. ¡Delégalas! También es posible que existan tareas que, al no ser realizadas, repites todos los días en tu lista. En estos casos debes analizar por qué esto está ocurriendo. Probablemente haya algo de postergación. Esta tarea puede que sea difícil, tediosa, o no encuentras la forma de atacarla. Establece una fecha límite para hacerla y no verla más en tu lista.

Muchas investigaciones han determinado que las personas exitosas planifican su día de trabajo y se enfocan en cumplir con lo programado. Una buena planificación, usando esta sencilla pero valiosa herramienta, unida a la acción positiva, puede ayudarte a incrementar paulatinamente tu productividad.

¡Éxito!

Próxima publicación: 23 de noviembre de 2015

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Gestión del tiempo: ¡Se me hizo tarde!

Es común escuchar esta frase como excusa cuando alguien no es puntual. Si la analizamos, la frase no tiene ningún sentido. Es como decir que el tiempo se adelantó y lo tomó por sorpresa cuando la verdad es que quien la dice seguramente no tomó las previsiones para llegar a tiempo o cumplir con lo prometido en el tiempo acordado.

La falta de puntualidad es considerada por muchos como una falta de respeto hacia los demás. Quien llega tarde a una cita, a una reunión, quien no entrega a tiempo lo prometido, está afectando a la contraparte y muy probablemente le está creando problemas en sus propios compromisos con otros. Podemos analizarla desde varios ángulos.

• Todos aquellos que acuerdan una cita y fijan una hora, tienen el deber de estar puntualmente a la hora y honrar su compromiso. Si una de las partes tiene alguna dificultad para ser puntual, lo cual es comprensible, debería comunicarse con la otra parte y hacérselo saber. Si bien en algunas culturas se ha convertido en costumbre llegar tarde a las citas, no todas las personas se sienten cómodas con esto y se pueden sentir incluso ofendidas si la otra parte no cumple. Muchas personas pierden una oportunidad importante en sus vidas por su falta de puntualidad y probablemente ni siquiera se dieron cuenta de cuál fue la causa.
• Con respecto a la puntualidad al llegar al trabajo, pueden presentarse situaciones diferentes. Si el flujo y la calidad del trabajo, sea cual sea, depende de la puntualidad, los empleados deberían llegar a tiempo. No es correcto que la calidad de trabajo o del servicio que presta la empresa se vea afectado por la falta de puntualidad. Si, por otra parte, la calidad del trabajo no depende de la hora, algunas empresas han optado por concentrarse en el cumplimiento de los objetivos de los empleados de forma oportuna y no en la hora de entrada o de salida. Algunas han llegado a establecer horarios flexibles e incluso el trabajo a distancia, aprovechando las facilidades que nos brinda hoy la tecnología de comunicaciones.
• Las reuniones de trabajo son un caso especial, ya que cada minuto de retraso hay que multiplicarlo por el número de asistentes que fueron puntuales. Las reuniones deberían tener hora de comienzo y de culminación, y su cumplimiento debería ser estrictamente observado.
• Por último, nos referiremos a la puntualidad en la entrega de algo que se ofreció para una fecha y hora determinada. En estos casos no suele hablarse de falta de puntualidad en la entrega sino de falta de responsabilidad y, al convertirse en un hábito, limita seriamente la credibilidad de esa persona y le resta oportunidades de crecimiento personal y profesional.

Próxima entrada: Noviembre 9, 2015

Gestión del tiempo:

Es común que a una persona se le desee suerte cuando inicia un emprendimiento o se dirige a un evento que puede tener algún impacto en su vida, bien sea personal o profesional. La intención es loable, y en el fondo el deseo implica que a esa persona le vaya bien. Otras personas no deseamos suerte sino éxito. La intención es la misma, que le vaya bien, pero si analizamos el significado de ambas palabras -recordemos que el lenguaje es generativo- existe una gran diferencia entra una y otra. Usemos como punto de partida la definición de ambos términos:

• Éxito. Resultado, en especial  feliz, de una empresa o acción emprendida, o de un suceso. 
• Suerte. Encadenamiento de los sucesos, considerado como fortuito o casual.

A simple vista podemos notar que él éxito depende de una empresa o acción emprendida, mientras que la suerte está ligada a la casualidad. Visto de otro punto de vista, se habla mucho de la buena o mala suerte, más no del buen o mal éxito; el éxito siempre es bueno porque implica un resultado feliz de algo que nos propusimos.

En la gestión del tiempo es fundamental que nos enfoquemos en el éxito y no en la suerte. Uno de sus principios básicos consiste en la determinación de objetivos y prioridades como un aspecto fundamental para lograr el éxito. Si no tenemos objetivos claros, la “suerte” nos brindará resultados, buenos o malos. Si los tenemos, el próximo paso lógico consiste en planificar y emprender acciones concretas para lograrlo. Esto, por supuesto, no garantiza el éxito, pero maximiza las probabilidades de obtenerlo y los resultados dependerán de nosotros, de nuestras acciones, de nuestro compromiso, y no de los demás, del entorno, de la magia; en fin, de la suerte.

¡Éxito!

Próxima publicación: 26 de octubre de 2015

Gestión del tiempo: Planifico mientras me ducho

¿Cuál es el mejor momento para planificar el día de trabajo? La respuesta más común parece obvia: a primera hora de la mañana, al llegar a la oficina. La mayoría de las personas que planifican el uso de su tiempo lo hacen en este momento. Sin embargo, muchas otras personas nos han dicho que ellos prefieren planificar su día antes de irse a casa. En ese momento pueden hacer un inventario de lo que hicieron durante el día, lo que les quedó pendiente, y así tienen más claro el panorama para el día siguiente. En cierta oportunidad, un Gerente de alto nivel nos comentaba que él planifica su día mientras se ducha en las mañanas. En ese momento piensa en las cosas que va a hacer durante el día, decide sus prioridades, y apenas llega al trabajo las anota. Todas esas personas tienen un aspecto en común: siempre lo hacen a la misma hora y de la misma forma; es decir, lo ha convertido en un hábito.

Las personas exitosas suelen planificar diariamente el uso de su tiempo. No importa cuándo o cómo lo hagan, el hecho es que lo hacen. Diversos estudios han demostrado que este es uno de los hábitos que comparten aquellos que han logrado el éxito. A continuación ofreceremos algunos “tips” relacionados con este tema que nos ayudarán a ser más productivos:

1. Haz de la planificación un hábito. Hazlo todo los días a la misma hora.
2. Escribe una lista de cosas por hacer. Usa una agenda, una hoja de papel, cualquier ayuda electrónica, aquello con lo que te sientas más cómodo, pero no dejes de escribirlos.
3. Ten en mente tus objetivos a largo plazo. Si los tienes por escrito, dales un vistazo.
4. Revisa tu lista del día anterior para saber qué te quedo pendiente.
5. Revisa tu correo electrónico. Es posible que te encuentres con algunos asuntos importantes que debes atender.
6. Anota sólo aquellas actividades que sean importantes; es decir, aquellas que te ayudan a completar tus objetivos o te hacen avanzar en ese sentido. Evita anotar otro tipo de actividades.
7. No hagas una lista larga. A veces tres o cuatro actividades importantes son suficientes para que el día sea productivo. El entorno se encargará de traerte otras actividades que tendrás que acometer.
8. Asígnales prioridad. Como todas son importantes, usa en este momento el criterio de la urgencia.
9. Comienza a trabajar en la primera actividad de inmediato. Las primeras horas de la mañana son las más apropiadas para los asuntos que son más importantes.
10. Mantén tu lista todo el día a la vista.  Es muy satisfactorio irse a casa con un a en cada actividad que planificaste.

Próxima publicación: 12 de octubre de 2015

Gestión del tiempo: Los defectos del Gerente

En cierta oportunidad dictamos un curso a una empresa que decidió incluir en el mismo a personal de todos los niveles, incluyendo al Gerente General. En esos casos, a los Facilitadores nos preocupa cuál será la actitud del personal de alto nivel porque ella incide en que el resto de participantes se integre a la actividad con entusiasmo o se retraiga. El hecho es que al comenzar el curso pasamos una película que trata de un Gerente que tiene todos los defectos inimaginables en la gestión de su tiempo. Al finalizar la película solicitamos sus comentarios a los participantes y, para regocijo de todos, el Gerente General admitió que él compartía todos los defectos del protagonista.  De más está decir que esa confesión sincera y valiente sirvió para que el resto de participantes abrieran su mente y pudiéramos disfrutar de un curso extraordinario, partiendo de la reflexión personal para así llegar a acciones concretas dirigidas a que los participantes, y el equipo, pudieran hacer un mejor uso de su tiempo en beneficio de la productividad personal y colectiva.

De esta anécdota podemos sacar dos conclusiones importantes. Si deseamos mejorar nuestra productividad, tenemos que “darnos cuenta” de aquello que estamos haciendo bien y de lo que debemos mejorar. En el caso que nos ocupa, el Gerente pudo darse cuenta de aquellos comportamientos que estaban saboteando el uso de su tiempo, tales como la falta de planificación, el querer involucrarse en todo, no delegar adecuadamente, y no saber decir NO de forma asertiva. Al identificar los aspectos que nos limitan estamos dando el primer paso, quizás el más importante, para iniciar acciones positivas que nos permitan mejorar.

En segundo lugar, la confesión del Gerente nos proporcionó otra lección. De nada vale que las empresas envíen a los participantes a cursos sobre la gestión del tiempo, si la Gerencia no da el ejemplo. Este es el tipo de formación que debe suministrarse en cascada, y con un compromiso formal de que la gestión del tiempo es un asunto de todos, comenzando por arriba y permeando a todos los niveles, propiciando así un clima de enfoque en los objetivos y de respeto hacia el tiempo de los demás.

Invitamos a nuestros lectores a que reflexionen acerca de aquellos comportamientos que los limitan en el uso de su tiempo. El hecho de que podamos identificar aunque sea sólo uno de ellos y tomemos una acción positiva para corregirlo, puede generar un cambio muy importante en el camino hacia la productividad personal.

Próxima entrada: 28 de septiembre de 2015

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Gestión del tiempo: Me siento como un títere

Una de las quejas más frecuentes que escuchamos en nuestros cursos es la referente a la falta de control propio en el uso del tiempo de trabajo. Si no es el jefe, son los clientes, o los compañeros, o el teléfono, o cualquier elemento externo que les impide tomar el control de su tiempo. Incluso, algunos participantes nos han manifestado que se sienten como títeres al intentar controlar el uso de su tiempo. Cuando surge esta queja, solemos hacer un ejercicio muy sencillo: solicitamos a los participantes que se pongan de pie y la reacción es inmediata, todos se levantan de su asiento. Luego, les solicitamos que vuelvan a tomar asiento y nos digan por qué se pusieron de pie. La respuesta parece obvia: “porque usted nos lo pidió”. Después de una discusión muy interesante, surge la verdadera razón: cada uno de los participantes, de manera individual y con absoluta libertad, tomó la decisión de ponerse en pie. La decisión fue de cada uno de ellos y no del Facilitador. Ellos simplemente reaccionaron ante una solicitud, con prontitud y sin ningún tipo de cuestionamiento.  Este ejercicio se asemeja a lo que sucede en el día a día: reaccionamos de manera casi instintiva ante las solicitudes de los demás mientras que nuestras propias prioridades se van postergando.

Hay personas que se quejan continuamente de las cosas que están fuera de su control y no hacen nada que los ayude a avanzar. Por ejemplo, no podemos controlar el tráfico, pero si podemos controlar nuestra actitud ante el tráfico y la hora de salida. No podemos controlar el hecho de que nos llamen por teléfono o nos envíen mensajes, pero si podemos controlar el uso que hacemos de este instrumento. No podemos evitar que terceras personas nos soliciten algo, pero si podemos controlar nuestra respuesta ante dichas solicitudes. Si nunca decimos NO, nos convertiremos en un blanco fácil para todos aquellos que necesiten ayuda. No es un asunto de ser egoísta o poco colaborador. Es cuestión de tener claras nuestras prioridades, saber cuándo decir NO, asertivamente, y cuando decir SI. En fin, no podemos controlar algunos elementos externos de nuestro entorno, pero si podemos controlar nuestra reacción, nuestra respuesta,  e incluso modificar el entorno a favor nuestro.

Hay situaciones que podemos controlar y situaciones que definitivamente no podemos controlar. Es importante que aprendamos a vivir con las primeras y nos enfoquemos en las que si podemos controlar. Debemos tomar una acción positiva, mediante una adecuada planificación y asignación de prioridades, y nuestra reacción consciente y asertiva ante los elementos externos que pretenden tomar el control de nuestro tiempo… y de nuestra vida.

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Gestión del tiempo: ¡Urgente! ¡Urgente!

Cada vez que escuchamos la expresión “urgente” nos viene a la mente la palabra  “abracadabra”, un vocablo mágico que suele acompañar a los trucos de los ilusionistas. La expresión “urgente” también tiene un poder mágico, y a la vez perverso: distraernos de lo que estamos haciendo para volcar nuestra atención hacia el nuevo requerimiento.

Supongamos que estamos enfocados en un asunto importante y de repente viene nuestro jefe, un cliente, o un compañero, y nos hace un requerimiento “urgente”. Lo más probable es que, como por arte de magia, nos olvidemos lo que estamos haciendo y, ¡abracadabra!, nos concentremos en el nuevo requerimiento. Esto no sería un problema si el asunto que reclamó nuestra atención fuera más importante que el que nos mantenía ocupado, y que realmente fuera urgente, pero no siempre es así. En muchos casos, la urgencia no es más que manipulación. ¿Cuántas veces nos han solicitado algo urgente y después comprobamos que no era tal?

Otro problema que se presenta con esta expresión, o con sus similares “esto es para ayer”, “lo pidió el jefe”, es que de tanto usarla pierde su valor. Cuando todo es urgente, los asuntos tienen la misma prioridad y vamos a tener que comenzar por uno de ellos y postergar el resto. Debemos en primer lugar enfocarnos en los asuntos importantes y luego determinar si alguno de ellos es “urgente” para de esa forma asignar prioridades. Si de repente nos llega una “urgencia”, recomendamos hacernos las siguientes preguntas:

·       ¿Esta actividad está dirigida hacia el logro de un objetivo?
·        ¿Es más importante que lo que estoy haciendo?
·        ¿Tiene una fecha tope?
·        ¿Qué pasaría si no lo hago?

Las respuestas a estas preguntas deberían indicarnos el camino, y este camino a veces pasa por decir NO, tema este que abordaremos en otra oportunidad.

Recuerda que, si eres proactivo, estarás en capacidad de determinar cuáles son tus prioridades. Si, por el contrario, eres reactivo, los demás tomarán el control de tu tiempo, y la expresión “urgente” tendrá un impacto significativo que te llevará a ayudar a que los otros cumplan con sus prioridades, mientras las tuyas quedan en la lista de espera. Si este fuera el caso, debes cambiar tu comportamiento. ¡Es urgente que lo hagas!

Gestión del tiempo: El telefonito es...

“…una necesidad, llamada tras llamada, y bla bla bla bla bla” decía la exitosa canción infantil popularizada en la década de los ´70. En esos tiempos, el teléfono sólo servía para llamar y recibir llamadas y ya era una necesidad, tanto en la vida personal como en la empresarial.

Hoy en día el teléfono es mucho más que una simple necesidad; sus capacidades se han potenciado, y se ha transformado para muchos en una obsesión. Ha evolucionado a ser un medio de comunicación con el mundo globalizado que nos brindan Internet y todas las herramientas tecnológicas disponibles. Hoy podemos comunicarnos con otras personas por mensajería de texto o por video conferencia; estamos en capacidad de acceder a Internet y todas sus posibilidades, de consultar lo que queramos y obtener los resultados en cualquier medio audiovisual, de controlar nuestra agenda, de divertirnos en solitario o acompañados de cualquier persona sin fronteras, de ubicar a otros o hacernos ubicar por ellos, y puede seguir un sinfín de etcéteras. ¡Ah, lo olvidábamos!, ¡también podemos hacer y recibir llamadas!

Cuando comenzamos a dictar cursos acerca de la gestión del tiempo hace casi 30 años, introdujimos una dinámica, que mantenemos hoy en día, para que los participantes descubran y combatan sus desperdiciadores de tiempo. No ha habido un solo curso donde no salga el tema del teléfono, cada vez con más preocupación por parte de los participantes. Al final, la conclusión sigue siendo la misma: el problema no es el teléfono sino el uso que hacemos de él. En otras palabras, nosotros somos el problema.

Muchos expertos en el área de productividad advierten que los teléfonos inteligentes están destruyendo nuestra productividad personal. El uso de esta herramienta se está convirtiendo en una  paradoja: ha sido concebida para hacernos más productivos, y se está convirtiendo en una de las principales causas de improductividad. A continuación citaremos algunas recomendaciones para evitar esto, bien sea durante  el trabajo o en nuestra vida personal.

• El teléfono –algunos parecen no saberlo- tiene la capacidad de ser apagado en el momento en que queramos, y deberíamos usar esta capacidad cuando necesitemos concentrarnos en una actividad importante, tal como trabajar en un asunto trascendente, o compartir momentos familiares, para sólo citar dos ejemplos.

• Las redes sociales y el correo electrónico nos mantienen al día con todos nuestros contactos, pero también impiden que nos concentremos cuando debemos hacerlo. Deberíamos limitar su uso a ciertas horas del día o desalojarlos de nuestro teléfono si tenemos otra opción –computador, tableta– disponible.

• Durante las horas de trabajo o actividades personales que nos exijan concentración, deberíamos desactivar las alarmas de aplicaciones que no tengan que ver con esa actividad.

En conclusión, la necesidad de ser productivo, de aprovechar parte de nuestro tiempo en asuntos importantes para nuestra vida personal o laboral, debe estar por encima de la necesidad de “estar siempre en contacto”. Hay tiempo para todo, y aquellos que son realmente exitosos, saben que cualquier herramienta de productividad, incluido el teléfono, es tan buena, o tan perversa, como el uso que hagamos de ella. 

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Gestión del tiempo: Las dos vecinas

Yo tengo dos vecinas, nos comentaba un participante del curso Gestión del tiempo, que son completamente diferentes en cuanto a la forma de organizarse. Una de ellas se levanta todos los días a las 5 de la mañana y desde ese momento se acaba la paz en el vecindario. Despierta a los niños, comienza a hacerles el desayuno, les insiste para que se preparen para ir al colegio, apura al esposo, prende la lavadora, saca la basura; en fin, intenta hacer muchas cosas al mismo tiempo y en más de una ocasión los niños no están listos cuando llega el transporte escolar, por lo cual el esposo tiene que salir corriendo para llevarlos en su vehículo a riesgo de llegar tarde a su trabajo. La otra, por su parte, se levanta una hora más tarde y se enfoca en preparar a los niños para que estén listos y desayunados cuando llegue el transporte, lo cual logra sin ajetrearse demasiado. Luego, se dedica a sus otros deberes hogareños.

El grupo de participantes concluyó en  que esta situación se presenta muy frecuentemente en sus sitios de trabajo. Existen personas que son pura actividad y logran pocos resultados. Otros, por su parte, con mucho menos esfuerzo logran más resultados, ¿Cuál es la diferencia? Los primeros se enfocan en sus actividades, son reactivos, y actúan sin pensar en las consecuencias de sus acciones. Los otros, por su parte, son proactivos, deciden cuál actividad contribuye al logro de resultados, y se enfocan en ella. Una vez terminan con esta actividad, repiten el proceso.

Todo aquel que quiera hacer un buen uso de su tiempo debe ser proactivo. Debe decidir primero cuáles actividades contribuyen al logro de resultados y luego dedicarle tiempo de calidad a esas actividades. Cuando se presenten dudas, es conveniente preguntarse, ¿esta actividad contribuye al logro de mis objetivos? Si la respuesta es NO, deberíamos apartarla y concentrarnos en otra actividad que SI contribuya.

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Próxima publicación:  El telefonito es...

Fecha estimada de publicación: 3 de agosto de 2015

Gestión del tiempo: Los devoradores de tiempo

Andre Maurois, en su obra “El arte de vivir” (1910), nos regala una frase, tan vigente como contundente, en relación al tema que abordaremos en esta oportunidad: "La eficacia del trabajo va creciendo en una proporción geométrica si el trabajo no se interrumpe. Así, es un deber para el trabajador el apartar a los devoradores del tiempo. Estos no tienen piedad. A quienes no le resisten, le tomarán hasta su último segundo, sin pensar un instante que este hombre, bien dejado a solas, hubiera podido hacer un trabajo precioso.  Con ellos la bondad, la paciencia, son graves faltas. Hay el deber de tratarlos duramente, porque aceptarlos sería un suicidio"

Ciento cinco años después, la realidad es la misma. Si bien la tecnología nos ha brindado herramientas para ayudarnos en la labor de “administrar” nuestro tiempo, el hombre sigue siendo hombre, con sus virtudes y sus defectos, y hace uso de esas herramientas para bien, o para mal. Este es un tema que abordaremos próximamente.

Durante el desarrollo de nuestros talleres le dedicamos una sección a este tema y generalmente se suscita una discusión muy interesante acerca de los dos tipos de “devoradores de tiempo”: los externos, aquellos que provienen del entorno, y los internos, los que provienen de nosotros mismos. Al principio, salen a relucir los externos: me interrumpen a cada rato, el teléfono, las reuniones, el tráfico, el correo electrónico, y pare de contar, pero poco a poco los participantes se van dado cuenta que muchos devoradores que parecen externos podrían minimizarse, o incluso eliminarse, si los internalizamos si mejoramos nuestra planificación, nuestra actitud, y tomamos acciones contundentes para “enfrentarlos”. Por ejemplo, “me interrumpen mucho porque no sé decir no”, “me involucro en cualquier actividad porque no planifico mis actividades en atención a su importancia”, “siempre llego tarde porque nunca salgo a tiempo”.

Para muchos no es fácil llegar a estas conclusiones. Están acostumbrados a actuar reactivamente,  usan su tiempo de acuerdo a las circunstancias del momento y a los requerimientos de los demás. En este caso, siempre tendrán asuntos pendientes, generalmente aquellos que son muy importantes y dependen de ellos mismos. Una vez se dan cuenta de que tienen el poder de decidir cómo usar cada minuto, estarán preparados para enfrentarse decididamente a los devoradores y en capacidad de  asumir el control de su tiempo… y de sus vidas.

Próxima publicación:  Las dos vecinas

Fecha estimada de publicación: 19 de julio de 2015

Gestión del tiempo: Las excusas del tiempo

 “El hombre nace libre, responsable, y sin excusas”, decía Jean Paul Sartre. Con el correr del tiempo, algunas personas deciden seguir siendo libres y responsables, y otras se dedican a buscar excusas para no serlo. El tiempo, que poco o nada tiene que ver directamente con la libertad y la responsabilidad, se ha convertido en una fuente inagotable de excusas, las cuales en realidad denotan una falta de responsabilidad de quien las usa. Veamos algunas de las excusas más comunes que usan ciertos trabajadores, de cualquier nivel y cuál es la realidad que suelen esconder.

La excusa	La realidad
Tengo demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo.	No sé organizarme, no establezco prioridades, y le dedico mucho tiempo a asuntos de poca importancia.
No me alcanzó el tiempo.	El tiempo lo dediqué a otros asuntos.
Todavía hay tiempo.	No me provoca hacerlo, así que lo dejaré para después.
Trabajo mejor bajo presión.	Lo voy a dejar para última hora.
Necesito más tiempo.	Lo dejé para última hora y no va a estar listo para cuando tenía que estar listo.
Estoy esperando por…	Dependo de otra persona para completar el trabajo y no le he hecho seguimiento.
Tengo que trabajar horas extras	Las horas normales se las dediqué a otros asuntos
Me interrumpen constantemente	No sé decir NO
No sé por dónde comenzar	No sé cómo establecer prioridades
Yo tengo que hacerlo todo.	No sé delegar.

La gestión efectiva del tiempo está basada en una premisa: sólo yo soy responsable de mí tiempo. Todos tenemos demandas sobre nuestro tiempo –nuestros jefes, los compañeros, los clientes- pero al final soy yo quien debo decidir cómo usar cada momento.

 Siempre hay buenas excusas para justificarse, pero las personas que son realmente libres y responsables dedican su tiempo a hacer, no a excusarse.

Gestión del tiempo - Aquí falta alguien

Con frecuencia escuchamos esta frase a participantes en nuestros cursos, generalmente refiriéndose a sus jefes. Percibimos que lo dicen porque al ir analizando cada tema que se desarrolla sienten que las soluciones encontradas involucran a otras personas que no  se encuentran presentes. Es muy distinto cuando logramos reunir en un sólo curso, o programa de cursos, a todos los integrantes de la organización, incluyendo Supervisores y Gerentes.

Esta preocupación tiene sentido. Sería ideal, una vez  identificado un problema relacionado con la gestión del tiempo, y diseñada una  posible solución,  ponerse de acuerdo con todos los involucrados. Al no suceder esto, en muchos casos se genera frustración. Muchos participantes expresan que la mayoría de los problemas relacionados con la gestión del tiempo vienen de arriba, al no clarificarse las metas grupales e individuales e irrespetar el tiempo de los subordinados.

Nuestra recomendación más frecuente  consiste en sugerirles que no deben esperar a que todas las personas involucradas en una situación o problema estén  juntas para solucionarlo. Las soluciones comienzan en el ámbito personal. Yo debo cambiar primero para poder generar cambios en los demás. No debe ser una excusa el hecho de no haber podido reunir a todos los involucrados si no he comenzado mi cambio personal. En el caso de quien percibe que su tiempo es irrespetado, recomendamos una comunicación asertiva, abierta y sincera, que incluya la clarificación de los asuntos que son importantes y aquellos que no lo son, para poder realmente enfocarse en los primeros.

Identificar los problemas y buscarle soluciones en el ámbito personal es el primer paso para que se realice ese cambio que produzca una nueva actitud. Somos agentes de cambio y tenemos la posibilidad de influir en nuestro entorno, incluso en nuestros jefes. Nuestra disposición es fundamental. El cambio que hagamos generará cambios en los demás.

Proponerse a cambiar es el deseo de muchos de nuestros participantes que saben que la situación en su medio de trabajo tiende a permaneces igual a menos que haya una fuerza que impulse al cambio. Y esa fuerza está dentro de cada individuo, si se lo propone y actúa en consecuencia. 

Próxima publicación: Gestión del tiempo:  Las excusas del tiempo

Fecha estimada de publicación: 22 de junio de 2015

Gestión del tiempo: El tiempo es vida

El tiempo tiene diferentes significados en atención a diversas perspectivas. Técnicamente, es una constante, una medida de intervalos, y podemos medirlo con los instrumentos tradicionales, pero en nuestro fuero interno no siempre es igual; a veces pasa muy rápido, otras muy lentamente.

El tiempo es benévolo cuando no tenemos nada que hacer e implacable cuando se acerca el momento que evitamos; es fugaz en el disfrute y eterno en el sufrimiento; es agobiante en la espera; se detiene en instantes que marcan nuestros recuerdos y no recordamos su paso en épocas que significaron poco; es irrepetible para los momentos memorables y se repite en la rutina; a veces nos sobra, a veces nos falta; en oportunidades sentimos que lo aprovechamos, en otras que lo desperdiciamos; nos parece que no tenemos suficiente y sin embargo tenemos todo el que hay; de hecho, es el recurso más democrático.

Existen diversas teorías y muchas definiciones sobre el tiempo. Para nosotros, sin que esto signifique menosprecio hacia ellas, el tiempo es vida. De hecho, medimos nuestra vida en tiempo, y en cada segundo que dedicamos a algo dejamos una parte de nuestra vida. El corazón, entonces, es el verdadero reloj. El tiempo, la vida, comienza con el primer latido; a lo largo del tiempo, de la vida, sus latidos se ajustan a las circunstancias, y el último de ellos marca el fin del tiempo, de la vida. De esa forma, el tiempo es inherente a cada individuo y es percibido de maneras diferentes. Dos personas que comparten un mismo espacio pueden estar viviendo situaciones internas muy diferentes, lo que hace que una de ellas perciba que los segundos pasan volando mientras la otra siente que cada segundo es eterno. El tic tac del mismo reloj y el latido de ambos corazones, retumban de formas muy diferentes.

El reto del ser humano consiste, más que en medir el tiempo, en dejar huella, y el tiempo tiene muy poco o nada que ver con esto. Hay niños que han dejado huellas indelebles y ancianos que nadie recordará. En términos prácticos, deja huella aquel que, independientemente del tiempo, logró algo que impactó la vida, el tiempo, de los demás. El tiempo siempre será limitado, pero las opciones que tenemos para dejar huella son infinitas.

Bien lo expresó Teresa de Calcuta, un ser excepcional que indudablemente dejo huella: “Pasamos mucho tiempo ganándonos la vida, pero no el suficiente tiempo viviéndola”.

Gestión del tiempo: Es imposible salir a las 5

Hace algún tiempo dictamos una serie de cursos a todos los Gerentes de una institución financiera con presencia en todo el país. Durante el primero de ellos, tuvimos la fortuna de contar con una participante que era reconocida como una Gerente modelo gracias a su muy exitosa gestión a lo largo de varios años. Durante el curso se suscitó una interesante discusión acerca de la hora de salida, y la mayoría de participantes coincidió en que “era imposible” que un Gerente saliera todos los días a las 5:00PM. Para sorpresa de todos, nuestra participante, quien se había mantenido callada durante la discusión, afirmó que ella salía todos los días a esa hora y explicó cuál era su estrategia para hacerlo.

De más está decir que su intervención causó un gran impacto, y sirvió para que el resto de participantes se diera cuenta de que lo “imposible” era posible si se adquirían ciertos hábitos, tales como planificar cada día con la mente enfocada en los objetivos, darle prioridad a lo importante sobre lo “urgente”, delegar todo lo que se pueda delegar, y decir NO, asertivamente cuando sea apropiado hacerlo. Ella también comentó que había acordado con sus superiores que no la convocaran a reuniones que se extendieran después de las 5:00 PM, ya que tenía una vida personal que atender y le dedicaba sus mejores esfuerzos a la institución dentro del horario laboral. En los siguientes cursos nos ocupamos de promover la misma discusión y luego usamos, con su anuencia, lo que nuestra Gerente estrella, conocida por todos, compartió ese día.

Son innumerables los trabajadores que se sienten obligados a trabajar más allá del horario laboral por que las horas del día “no les alcanzan”. También hay empresas que promueven el trabajo extra como un valor más importante que cumplir con los objetivos. Ambos enfoques atentan contra la productividad y sólo debería recurrirse a ellos en circunstancias muy especiales.

Nuestra participante nos demostró que sí es posible ser productivo, y exitoso, dentro del horario laboral, si seguimos las recomendaciones ya citadas. Los trabajadores tienen el derecho, y la necesidad, de dedicarle tiempo a sus asuntos personales, a sus seres queridos, a sus horas de ocio y recreación, y eso no puede ser un impedimento, ni una excusa, para ser exitoso en la vida profesional.

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Fecha estimada de publicación: 25 de mayo de 2015

Gestión del tiempo: Mañana mismo empiezo

La promesa de Felipe ante su amiga Mafalda es la misma promesa que muchos trabajadores se hacen todos los días: Mañana mismo empiezo con la propuesta que debo enviar, el proyecto con el cual me comprometí, el informe que están esperando, las llamadas que debo hacer, y un sinfín de etcéteras. La postergación es un mal que aqueja a muchos y es uno de elementos desperdiciadores de tiempo que más nos afecta, no sólo en el ámbito laboral, sino también en el personal. Vista desde otro punto de vista, la postergación puede ser un gran aliado, cada vez que postergamos las cosas sin importancia para dedicarle tiempo a lo prioritario.

Una de las razones que nos induce a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente. Estamos acostumbrados a responder diariamente a lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y de presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Existen varias técnicas para combatir la postergación. La primera es la más obvia: decidirse a actuar, vencer la inercia, la flojera, y comenzar, dar el primer paso. Una vez lo demos, el resto del camino será más llevadero. Todos hemos pasado por la experiencia de haber postergado algo importante por mucho tiempo porque parecía muy complejo, o muy largo, sólo para darnos cuenta, una vez comenzamos, que no era tan complejo o tan largo como habíamos pensado. Otra técnica consiste en dividir un trabajo extenso en varias partes y comenzar con la primera. También es conocida la técnica de la “tarea líder”, la que nos obliga a comenzar, tal como abrir un documento y colocar la palabra “Informe”. Por otra parte, es importante conocer cuáles son los hábitos de evasión que sabotean nuestra productividad, como pueden ser las súbitas ganas de tomarse un café, o hacer una llamada, o conectarse a Internet, cada vez que vamos a comenzar con algo importante. Si logramos descubrir estos hábitos, y los controlamos, habremos dado un paso muy importante en este sentido.

Todas esas técnicas son efectivas sólo si tenemos claro, sin dudas, cuáles son nuestros objetivos, qué debemos lograr. Esta claridad es la que nos ayuda a saber qué es lo importante, qué debemos hacer ahora, y qué podemos postergar.

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Fecha estimada de publicación: 11 de mayo de 2015

Gestión del tiempo: Delegación ascendente

Este fue el término, incoherente por lo demás, que acuñamos durante la realización de un curso a un grupo de Gerentes. Se trataba de una empresa de corte paternalista que protegía mucho a sus empleados en detrimento del tiempo de los Gerentes. Uno de los efectos de esta política, en términos prácticos, era que los empleados se iban todos los días a la hora exacta de salida y remitían a sus Gerentes todas las actividades no culminadas. Estos por su parte, se veían obligados a trabajar muchas horas extraordinarias para mantener el trabajo al día. Los empleados, en el proceso, habían asumido que la culminación de un trabajo no era su responsabilidad.

El proceso para revertir esta situación era complejo. Había que tomar en consideración el valor que representa el hecho de que los empleados no trabajaran horas extras, pero a su vez se logró determinar que perdían mucho tiempo durante las horas hábiles, lo cual impedía que tuvieran su trabajo al día. Había que cambiar este comportamiento y esto representaba un cambio radical en la forma de trabajar, que culminaría en la implementación de un programa de evaluación del desempeño, unido a un esfuerzo sostenido de motivación al logro.

Sólo entonces, una vez la empresa pudo lograr este cambio, y los empleados aceptaron y asumieron la responsabilidad de enfocarse en sus objetivos, fue cuando los Gerentes pudieron aliviar su carga y comenzar a pensar en delegar nuevas funciones. Por otra parte, se mantuvo la política de evitar las horas extraordinarias, a menos que fueran estrictamente necesarias.

La delegación, bien entendida, es una de las herramientas más poderosas para que, tanto el Supervisor como el Supervisado, hagan un mejor uso de su tiempo. Próximamente abordaremos otras aristas de este importante tema.

Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Yo tengo dos sillas de visitantes, nos comentaba un participante; ambas son de madera; la de la izquierda es totalmente normal pero a la de la derecha les recorté unos centímetros a las patas de adelante. Cuando entra a mi oficina algún visitante a quien deseo recibir, le señaló la primera; en caso contrario, la segunda, la modificada. El visitante no se da cuenta del motivo de su incomodidad, pero a los pocos minutos se levanta y se marcha.

No pretendemos que nuestros lectores hagan lo mismo, sino que saquemos una lección de esta anécdota. El contexto está relacionado con el beneficio que nos trae el hecho de no involucrarnos en ciertas actividades en el momento en que queremos dedicarle el tiempo a un asunto importante. En este caso, al participante le costaba ser asertivo, decirle directamente al visitante, de buenas maneras, que en ese momento no podía atenderlo, o citarlo para después, así que encontró un original método para deshacerse pronto de él.

La asertividad, en el caso que nos ocupa, consiste en la habilidad de decir NO, sin sentirnos mal por ello y sin hacer sentir mal al visitante. Quizás la forma más directa consiste en expresarle al visitante que con gusto nos reuniremos con él en otro momento, ya que estamos involucrados en un asunto importante que merece toda nuestra atención en este instante.

Existen muchas formas de ser asertivos e incluso se han escrito libros que tratan el tema extensamente. En beneficio de la brevedad, recomendamos tomar en cuenta lo siguiente: Una vez decidamos dedicarle tiempo a algo importante, debemos evitar las interrupciones. Si ellas ocurren, debemos rechazarlas asertivamente. No hace falta tener dos sillas de visitantes sino la voluntad de proteger ciertos momentos de nuestro tiempo y la habilidad para hacerlo de forma asertiva.

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Fecha estimada de publicación: 13 de abril de 2015