Gestión del tiempo:

 “Mi tiempo lo controla mi jefe, mis clientes, los imprevistos…”

En innumerables ocasiones hemos escuchado esta queja por parte de los participantes en nuestros cursos. Muchos de ellos afirman que no tienen el control de su tiempo y se sienten como una veleta, a merced del viento que sople en determinado instante. Cada vez que intentan hacer algo por iniciativa propia, surge algo, una llamada, una orden, una urgencia, y al final “no tienen tiempo” para hacer lo que habían planeado.

Esa sensación es terrible, pero tiene solución si asumimos el compromiso de tomar el control. Nuestro tiempo nos pertenece, y sólo nosotros podemos decidir cómo lo usamos. Otras personas pueden hacer demandas sobre nuestro tiempo, pero la decisión final es nuestra. Si cedemos su control a los demás, si no tenemos objetivos claros, si no sabemos decir NO de forma asertiva, si no aprendemos a delegar apropiadamente, será muy fácil que nuestros jefes, clientes, compañeros, subordinados, tomen el control. Si, por el contrario, decidimos asumir el mando, recomendamos enfocarse en las siguientes decisiones:

1. Dale sentido a lo que haces. Decide qué es importante y desecha aquello que no lo es. Planifica tu día; elabora todos los días, a la misma hora, tu “Lista de cosas por hacer”. (Ver: TO DO LIST: Cómo hacer quefuncione).
2. Dedica al menos el 20% del tiempo laboral a completar las actividades de tu lista. Busca la mejor forma de concentrarte. Aíslate, física o mentalmente, por períodos cortos de tiempo.
3. Aprende a decir NO. Si te solicitan algo que no es más importante que lo que estás haciendo, busca la mejor forma de decir NO, de forma asertiva. Usa el argumento de que estás haciendo algo que es muy importante en este momento.
4. Delega. Si puede ser hecho por otra persona, debería ser hecho por esa persona.
5. Hay momentos que escaparán de tu control. Es natural. Asúmelo, e intenta recuperar el control lo antes posible.

El tiempo es vida. Cada minuto de tu tiempo es una pequeña porción de tu vida, y la vida es algo tan importante que vale la pena que permanezca bajo tu control. Si sigues estas recomendaciones, habrás dado un paso muy importante para tomar el control de tu tiempo… y de tu vida.

Próxima publicación: 7 de diciembre de 2015

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Gestión del tiempo - TO DO LIST: Cómo hacer que funcione

¡Qué bien nos sentimos cuando, al final del día de trabajo, hemos cumplido con nuestra lista de cosas por hacer!

Muchas personas han adquirido el hábito de elaborar una lista de cosas por hacer, “TO DO LIST” que les sirva como guía para el día que comienza. En algunas ocasiones, la lista se cumple, en otras no.  En este último caso, es probable que la persona abandone el hábito y vuelva a trabajar por reacción. A continuación detallamos una serie de comportamientos que pueden ayudar a que este hábito, tan sencillo como poderoso, produzca resultados positivos.

Establece una hora del día para elaborar tu lista.

Crea el hábito de hacerlo todos los días y a la misma hora. A algunas personas se nos hace más fácil planificar a primera hora del día y a otras hacerlo a final de la tarde, momento en el cual planifican las actividades del día siguiente. Esto tiene que ver con la teoría de los ritmos circadianos, tema este que trataremos con mayor profundidad en un próximo artículo.

Asegúrate de que las actividades que planificas están vinculadas a tus objetivos

Seguramente vendrán a tu mente una gran cantidad de actividades para incluir en tu lista. Si una actividad no está vinculada a tus objetivos, no vale la pena agregarla; ya habrá tiempo para pensar en ella. La productividad está vinculada al cumplimiento de objetivos y son esas actividades las que te darán un sentido real de logro.

Determina la extensión de las tareas a realizar

Al principio posiblemente no tengas una idea clara de su extensión, sobre todo si se trata de aquellas que están relacionadas con las redes sociales. Sugerimos que al principio vayas anotando el tiempo que consume la realización de esas tareas. Esto te permitirá saber cuántas se podrán realizar en un día de trabajo. Escuchamos con mucha frecuencia a los participantes de nuestros cursos decir que siempre quedan muchas actividades por hacer. Esto puede deberse a lo anterior. Con la práctica diaria iras perfilando una lista de cosas por hacer que pueda cumplirse en el día de trabajo.

Establece listas precisas, no interminables

¡Concreta! Tenemos la tendencia de anotar muchísimas cosas creyendo, como ya lo hemos dicho, que tendremos tiempo para realizarlas. Anota sólo las actividades que son verdaderamente importantes.

Analiza el contexto en que se está desarrollando tu jornada de trabajo

Si tu día de trabajo tiene muchas reuniones dentro y fuera de la empresa, los momentos disponibles para ir cumpliendo tu lista serán pocos. Lo mismo sucede si estas involucrado en la realización de un proyecto que contempla tu participación en un equipo de trabajo. Adecúa tu lista a estas situaciones para evitar frustraciones al no poder cumplirlas.

Analiza, delega, no postergues

¡Acéptalo! Es posible que existan muchas actividades que has venido haciendo que no necesitan ser hechas, bien porque son innecesarias o porque pueden ser hechas por otras personas. Analiza cuáles actividades pueden y deben ser delegadas. ¡Delégalas! También es posible que existan tareas que, al no ser realizadas, repites todos los días en tu lista. En estos casos debes analizar por qué esto está ocurriendo. Probablemente haya algo de postergación. Esta tarea puede que sea difícil, tediosa, o no encuentras la forma de atacarla. Establece una fecha límite para hacerla y no verla más en tu lista.

Muchas investigaciones han determinado que las personas exitosas planifican su día de trabajo y se enfocan en cumplir con lo programado. Una buena planificación, usando esta sencilla pero valiosa herramienta, unida a la acción positiva, puede ayudarte a incrementar paulatinamente tu productividad.

¡Éxito!

Próxima publicación: 23 de noviembre de 2015

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