Gestión del tiempo: ¡Urgente! ¡Urgente!

Cada vez que escuchamos la expresión “urgente” nos viene a la mente la palabra  “abracadabra”, un vocablo mágico que suele acompañar a los trucos de los ilusionistas. La expresión “urgente” también tiene un poder mágico, y a la vez perverso: distraernos de lo que estamos haciendo para volcar nuestra atención hacia el nuevo requerimiento.

Supongamos que estamos enfocados en un asunto importante y de repente viene nuestro jefe, un cliente, o un compañero, y nos hace un requerimiento “urgente”. Lo más probable es que, como por arte de magia, nos olvidemos lo que estamos haciendo y, ¡abracadabra!, nos concentremos en el nuevo requerimiento. Esto no sería un problema si el asunto que reclamó nuestra atención fuera más importante que el que nos mantenía ocupado, y que realmente fuera urgente, pero no siempre es así. En muchos casos, la urgencia no es más que manipulación. ¿Cuántas veces nos han solicitado algo urgente y después comprobamos que no era tal?

Otro problema que se presenta con esta expresión, o con sus similares “esto es para ayer”, “lo pidió el jefe”, es que de tanto usarla pierde su valor. Cuando todo es urgente, los asuntos tienen la misma prioridad y vamos a tener que comenzar por uno de ellos y postergar el resto. Debemos en primer lugar enfocarnos en los asuntos importantes y luego determinar si alguno de ellos es “urgente” para de esa forma asignar prioridades. Si de repente nos llega una “urgencia”, recomendamos hacernos las siguientes preguntas:

·       ¿Esta actividad está dirigida hacia el logro de un objetivo?
·        ¿Es más importante que lo que estoy haciendo?
·        ¿Tiene una fecha tope?
·        ¿Qué pasaría si no lo hago?

Las respuestas a estas preguntas deberían indicarnos el camino, y este camino a veces pasa por decir NO, tema este que abordaremos en otra oportunidad.

Recuerda que, si eres proactivo, estarás en capacidad de determinar cuáles son tus prioridades. Si, por el contrario, eres reactivo, los demás tomarán el control de tu tiempo, y la expresión “urgente” tendrá un impacto significativo que te llevará a ayudar a que los otros cumplan con sus prioridades, mientras las tuyas quedan en la lista de espera. Si este fuera el caso, debes cambiar tu comportamiento. ¡Es urgente que lo hagas!