Gestión del tiempo: Mañana mismo empiezo

La promesa de Felipe ante su amiga Mafalda es la misma promesa que muchos trabajadores se hacen todos los días: Mañana mismo empiezo con la propuesta que debo enviar, el proyecto con el cual me comprometí, el informe que están esperando, las llamadas que debo hacer, y un sinfín de etcéteras. La postergación es un mal que aqueja a muchos y es uno de elementos desperdiciadores de tiempo que más nos afecta, no sólo en el ámbito laboral, sino también en el personal. Vista desde otro punto de vista, la postergación puede ser un gran aliado, cada vez que postergamos las cosas sin importancia para dedicarle tiempo a lo prioritario.

Una de las razones que nos induce a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente. Estamos acostumbrados a responder diariamente a lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y de presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Existen varias técnicas para combatir la postergación. La primera es la más obvia: decidirse a actuar, vencer la inercia, la flojera, y comenzar, dar el primer paso. Una vez lo demos, el resto del camino será más llevadero. Todos hemos pasado por la experiencia de haber postergado algo importante por mucho tiempo porque parecía muy complejo, o muy largo, sólo para darnos cuenta, una vez comenzamos, que no era tan complejo o tan largo como habíamos pensado. Otra técnica consiste en dividir un trabajo extenso en varias partes y comenzar con la primera. También es conocida la técnica de la “tarea líder”, la que nos obliga a comenzar, tal como abrir un documento y colocar la palabra “Informe”. Por otra parte, es importante conocer cuáles son los hábitos de evasión que sabotean nuestra productividad, como pueden ser las súbitas ganas de tomarse un café, o hacer una llamada, o conectarse a Internet, cada vez que vamos a comenzar con algo importante. Si logramos descubrir estos hábitos, y los controlamos, habremos dado un paso muy importante en este sentido.

Todas esas técnicas son efectivas sólo si tenemos claro, sin dudas, cuáles son nuestros objetivos, qué debemos lograr. Esta claridad es la que nos ayuda a saber qué es lo importante, qué debemos hacer ahora, y qué podemos postergar.

Próxima publicación: Gestión del tiempo:  Es imposible salir a las 5

Fecha estimada de publicación: 11 de mayo de 2015

Gestión del tiempo: Delegación ascendente

Este fue el término, incoherente por lo demás, que acuñamos durante la realización de un curso a un grupo de Gerentes. Se trataba de una empresa de corte paternalista que protegía mucho a sus empleados en detrimento del tiempo de los Gerentes. Uno de los efectos de esta política, en términos prácticos, era que los empleados se iban todos los días a la hora exacta de salida y remitían a sus Gerentes todas las actividades no culminadas. Estos por su parte, se veían obligados a trabajar muchas horas extraordinarias para mantener el trabajo al día. Los empleados, en el proceso, habían asumido que la culminación de un trabajo no era su responsabilidad.

El proceso para revertir esta situación era complejo. Había que tomar en consideración el valor que representa el hecho de que los empleados no trabajaran horas extras, pero a su vez se logró determinar que perdían mucho tiempo durante las horas hábiles, lo cual impedía que tuvieran su trabajo al día. Había que cambiar este comportamiento y esto representaba un cambio radical en la forma de trabajar, que culminaría en la implementación de un programa de evaluación del desempeño, unido a un esfuerzo sostenido de motivación al logro.

Sólo entonces, una vez la empresa pudo lograr este cambio, y los empleados aceptaron y asumieron la responsabilidad de enfocarse en sus objetivos, fue cuando los Gerentes pudieron aliviar su carga y comenzar a pensar en delegar nuevas funciones. Por otra parte, se mantuvo la política de evitar las horas extraordinarias, a menos que fueran estrictamente necesarias.

La delegación, bien entendida, es una de las herramientas más poderosas para que, tanto el Supervisor como el Supervisado, hagan un mejor uso de su tiempo. Próximamente abordaremos otras aristas de este importante tema.