Gestión del tiempo: ¡Tengo demasiado trabajo!

Cuando preguntamos a los participantes en los cursos si ellos consideran que tienen mucho trabajo, solemos recibir una abrumadora respuesta positiva. Esta percepción generalmente cambia cuando efectúan un análisis a conciencia de cómo están realmente usando su tiempo.

En cierta oportunidad un participante nos contó el triste caso de una compañera de trabajo. Era la típica persona que siempre tenía demasiado trabajo, sus asuntos solían estar retrasados, había acumulado varias vacaciones, trabajaba horas extraordinarias en exceso, y se quejaba constantemente porque necesitaba más personal que la ayudara. El hecho es que un buen día  cayó enferma, tuvo que someterse a una intervención quirúrgica, y pasó un buen tiempo sin poder asistir al trabajo. Durante su ausencia, encargaron de sus labores a una joven pasante, quien en poco tiempo logró poner el trabajo al día sin mayores complicaciones, y demostró de esa forma, sin proponérselo, que el problema no era la naturaleza del trabajo sino la forma de ejecutar el mismo. Una vez la empleada se reintegró, ya curada de salud, la empresa decidió retirarla y la joven pasante quedó a cargo definitivo de la posición.

Muchas personas sienten que están sobrecargadas de actividades y no se dan cuenta de que, en ocasiones, el problema no es la naturaleza del trabajo sino ellos mismos. Algunas causas comunes de esta situación son la falta de objetivos claros, la ausencia de prioridades, la inhabilidad para decir NO, y la postergación, entre otras. Una vez estas personas se den cuenta de que pequeños cambios en el comportamiento pueden lograr grandes cambios en la productividad, estarán en capacidad de emprender el camino del éxito en la gestión de su tiempo.

Gestión del tiempo: La paja en el ojo ajeno

Es muy fácil cuestionar la forma como otros gestionan su tiempo. Durante nuestros cursos hemos escuchado una gran variedad de testimonios acerca de cómo los jefes, los subordinados, los compañeros, desperdician su tiempo, pero muy rara vez escuchamos una confesión espontánea, un mea culpa, por parte de algún participante.

El asunto cambia cuando solicitamos que analicen el caso de estudio de una persona cualquiera durante su día de trabajo y tomen nota de cómo aprovechó o desperdició su tiempo.  El resultado de la dinámica es sorprendente, ya que los participantes advierten todos los errores que comete esa persona y, lo más importante, se dan cuenta de que ellos mismos los cometen a diario. Descubren la viga que tienen en su propio ojo.

Uno de los ingredientes primordiales para una efectiva gestión del tiempo es el análisis sincero de cómo estamos gestionando nuestro tiempo. En ocasiones percibimos que trabajamos mucho y producimos poco. A todos nos ha pasado, eventual o frecuentemente, que después de un arduo día de trabajo pensamos algo como: “hoy trabajé mucho y no hice nada”. Seguramente ese día atendimos a muchos asuntos urgentes, colaboramos con nuestros compañeros, le dedicamos pequeñas porciones de tiempo a muchos asuntos triviales, mientras lo importante, lo que hubiera salvado el día, se quedó pendiente para mañana. Detrás de ese comportamiento, muy frustrante por lo demás, se esconden una gran variedad de causas: falta de claridad en los objetivos, incapacidad para decir NO, falta de delegación, postergación, ausencia de un sistema para fijar prioridades.

Para poder mejorar es imprescindible saber en qué debemos hacerlo. Si realmente deseamos ser más efectivos gestionando nuestro tiempo, debemos analizar qué estamos haciendo bien y cuáles son nuestras áreas de mejora. Ese es el primer paso hacia una efectiva gestión de nuestro tiempo.

Gestión del tiempo: El charquito de agua

En cierta ocasión estábamos dictando una charla a todo el personal de una pequeña clínica. Comentábamos acerca de la importancia de atacar la causa de los problemas y no sólo  los síntomas, tanto en el ámbito de la medicina como en la gestión del tiempo. En medio de aquella interesante conversación, la señora de la limpieza comentó que ella tenía un ejemplo que aportar y en seguida refirió el hecho de que uno de los médicos, allí presente, la llamaba dos o tres veces al día para que se hiciera cargo de un charquito de agua que se formaba en un rincón de su consultorio, y ella acudía de inmediato a secar el piso. La reflexión con la que culminó su intervención fue su decisión de que el siguiente día iba a investigar por qué se estaba formando  el charquito para luego encontrar una solución definitiva. En otras palabras, se dio cuenta de que estaba atendiendo al síntoma mientras el origen del problema permanecía intacto. Una vez descubriera y atacara el origen del problema, el charquito, el síntoma, desaparecería.

Esta reflexión, hecha de la manera más ingenua, nos revela un principio que es básico en la gestión del tiempo. Todos nosotros tenemos “charquitos”, actividades, problemas, situaciones que se repiten continuamente, todos los días, o semanas, o meses, y percibimos que nunca desaparecerán. Si logramos investigar cuál es la causa  de que esa situación se repita, muy posiblemente estaremos en capacidad de atacar el origen del problema, con lo cual el síntoma desaparecerá, y con él, el problema.

En términos prácticos, la planificación, la proactividad, rinden más frutos que la reacción ante una situación repetitiva. Si dedicamos el tiempo necesario a investigar, analizar y buscar el origen del problema, será más fácil encontrar la solución, y no perderemos más tiempo reaccionando una y otra vez ante la misma situación repetitiva; es decir, secando el charquito una y otra vez.