Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Yo tengo dos sillas de visitantes, nos comentaba un participante; ambas son de madera; la de la izquierda es totalmente normal pero a la de la derecha les recorté unos centímetros a las patas de adelante. Cuando entra a mi oficina algún visitante a quien deseo recibir, le señaló la primera; en caso contrario, la segunda, la modificada. El visitante no se da cuenta del motivo de su incomodidad, pero a los pocos minutos se levanta y se marcha.

No pretendemos que nuestros lectores hagan lo mismo, sino que saquemos una lección de esta anécdota. El contexto está relacionado con el beneficio que nos trae el hecho de no involucrarnos en ciertas actividades en el momento en que queremos dedicarle el tiempo a un asunto importante. En este caso, al participante le costaba ser asertivo, decirle directamente al visitante, de buenas maneras, que en ese momento no podía atenderlo, o citarlo para después, así que encontró un original método para deshacerse pronto de él.

La asertividad, en el caso que nos ocupa, consiste en la habilidad de decir NO, sin sentirnos mal por ello y sin hacer sentir mal al visitante. Quizás la forma más directa consiste en expresarle al visitante que con gusto nos reuniremos con él en otro momento, ya que estamos involucrados en un asunto importante que merece toda nuestra atención en este instante.

Existen muchas formas de ser asertivos e incluso se han escrito libros que tratan el tema extensamente. En beneficio de la brevedad, recomendamos tomar en cuenta lo siguiente: Una vez decidamos dedicarle tiempo a algo importante, debemos evitar las interrupciones. Si ellas ocurren, debemos rechazarlas asertivamente. No hace falta tener dos sillas de visitantes sino la voluntad de proteger ciertos momentos de nuestro tiempo y la habilidad para hacerlo de forma asertiva.

Próxima publicación: Gestión del tiempo: Delegación ascendente

Fecha estimada de publicación: 13 de abril de 2015

Gestión del tiempo: ¡Sin remordimientos!

Una de las primeras actividades que desarrollamos en los cursos  es el chequeo de expectativas, donde los participantes nos indican qué esperan del curso. En cierta oportunidad, un joven nos indicó, con bastante ansiedad, que él tenía muchas expectativas porque sentía que trabajaba demasiado y lograba muy poco. También nos comentó que él era el primero que llegaba a la empresa y el último que se iba, lo cual le impedía llevar una vida personal normal, y remató exclamando, ¡ni siquiera he tenido tiempo de conseguir novia! El joven participó activamente en el curso y al final indicó que sentía que había adquirido las herramientas necesarias para mejorar la gestión de su tiempo.

  

Pasaron algunos meses, y un día nos topamos con el joven en la calle. Fue grato escucharlo ya que durante una larga conversación nos comentó que había puesto en  vigor las decisiones que tomó durante el curso y que había mejorado muchísimo, al punto de que todos los días se iba del trabajo a las 5:00 PM, como el resto de sus compañeros, ¡sin remordimientos!, lo cual le había permitido continuar sus estudios de noche, y esta vez remató diciendo con entusiasmo, ¡hasta tengo novia!

Queremos rescatar una frase de esta anécdota: ¡sin remordimientos! Con ella, el joven nos estaba diciendo que se estaba yendo temprano del trabajo con un sentido de logro, con la satisfacción de saber que el día fue productivo, y esto le daba el tiempo y la tranquilidad de mente necesarios para afrontar nuevos retos en su vida personal.

¿Cuál fue el secreto de este joven? Podemos resumirlo en una palabra: organización. En lugar de trabajar reactivamente en muchas actividades dispersas, él había decidido concentrarse en aquellas actividades verdaderamente importantes que le conducían a lograr resultados.  Entre otras cosas, aprendió a decir NO, cuando lo consideraba apropiado, de forma asertiva. Esto, unido a su aspiración de lograr también sus metas personales, lo condujo a establecer un balance positivo entre su trabajo y su vida personal, ¡sin remordimientos!

Próxima publicación: Gestión del tiempo: Dos sillas de visitantes

Fecha estimada de publicación: 30 de marzo de 2015

Gestión del tiempo. ¡Eso no fue lo que te pedí!

Una participante de un curso  nos contaba que en cierta oportunidad, cuando estaba a punto de marcharse a casa después de una agotadora jornada de trabajo, el Jefe le pidió una información urgente para primera hora de la mañana. Consternada, no le quedo más que respirar hondo, recopilar la información solicitada y elaborar un informe detallado. Al final, quedó muy satisfecha del trabajo realizado, al cual le incluyó algunos gráficos, y orgullosamente le entregó el informe a su Jefe a la hora convenida. Este tomó el informe,  escribió algunos datos en una hoja de papel y, para sorpresa de nuestra amiga, lanzó el informe al cesto de la basura. Al reclamarle su actitud, el Jefe le contestó: “¡Eso no fue lo que te pedí!, yo te solicité una información, no un informe, y con los datos que copié es suficiente. “

Aparte de la actitud poco profesional del Jefe y de la evidente molestia que sintió, nuestra amiga aprendió que la próxima vez que le solicitaran algo, iba a preguntar qué se esperaba de ella exactamente. En el caso que nos ocupa, si le hubiera hecho una pregunta simple a su Jefe -¿usted quiere un informe o sólo necesita los datos?- este seguramente le hubiera aclarado qué con los datos era suficiente, y en lugar de tardar dos horas le hubiera dedicado sólo  unos minutos, con el mismo resultado.

La comunicación efectiva es un elemento fundamental en la delegación y en la asignación de tareas. En algunas oportunidades, quien delega no comunica su requerimiento con claridad, lo cual le da al empleado la oportunidad de aclarar qué se espera de él concretamente. En este caso, la comunicación es una responsabilidad compartida, es una autopista de dos vías. Ambos actores deben asegurarse de que lo comunicado fue entendido de forma correcta. Esta simple recomendación puede evitar un sinnúmero de problemas y malos entendidos y una gran pérdida de tiempo y esfuerzos tanto para quien delega, como para quien recibe la delegación.