Gestión del tiempo: Tiempo de paz

Durante el año hemos tocado diversos temas relacionados con la gestión del tiempo. Uno de los artículos publicados llevaba el título “El tiempo es vida”, y en el hacíamos notar que cada minuto de nuestro tiempo representaba un minuto de nuestra vida. En estos tiempos navideños, tiempos de reflexión, de compartir, de paz, cobra importancia el hecho de dedicar el mayor número posible de minutos a cada uno de estos conceptos y convertirlos en acciones concretas y no en conceptos etéreos.

La Navidad es tiempo de reflexión, de encontrarnos con nosotros mismos y con lo que es realmente importante en nuestras vidas. De recordar de dónde venimos y hacia dónde vamos. De ordenar nuestras prioridades y decidir a cuáles aspectos de nuestras vidas debemos dedicarle más tiempo.

La Navidad es tiempo de compartir, es tiempo de reencuentro con los que amamos, tiempo de sentarnos juntos a la mesa, tiempo de intercambiar regalos que, más que su valor material, representen lo que sentimos por nuestros seres queridos, tiempo de celebrar los logros y de recordar a los que nos dejaron.

La Navidad es tiempo de paz, de reconciliación, de perdón, de esperanza.

El equipo de TIEMPO ÚTIL te desea que en estas navidades dediques todo el tiempo posible a reflexionar, a compartir y a ser un elemento generador de paz en tu entorno.

¡Feliz Navidad!

Gestión del tiempo:

 “Mi tiempo lo controla mi jefe, mis clientes, los imprevistos…”

En innumerables ocasiones hemos escuchado esta queja por parte de los participantes en nuestros cursos. Muchos de ellos afirman que no tienen el control de su tiempo y se sienten como una veleta, a merced del viento que sople en determinado instante. Cada vez que intentan hacer algo por iniciativa propia, surge algo, una llamada, una orden, una urgencia, y al final “no tienen tiempo” para hacer lo que habían planeado.

Esa sensación es terrible, pero tiene solución si asumimos el compromiso de tomar el control. Nuestro tiempo nos pertenece, y sólo nosotros podemos decidir cómo lo usamos. Otras personas pueden hacer demandas sobre nuestro tiempo, pero la decisión final es nuestra. Si cedemos su control a los demás, si no tenemos objetivos claros, si no sabemos decir NO de forma asertiva, si no aprendemos a delegar apropiadamente, será muy fácil que nuestros jefes, clientes, compañeros, subordinados, tomen el control. Si, por el contrario, decidimos asumir el mando, recomendamos enfocarse en las siguientes decisiones:

1. Dale sentido a lo que haces. Decide qué es importante y desecha aquello que no lo es. Planifica tu día; elabora todos los días, a la misma hora, tu “Lista de cosas por hacer”. (Ver: TO DO LIST: Cómo hacer quefuncione).
2. Dedica al menos el 20% del tiempo laboral a completar las actividades de tu lista. Busca la mejor forma de concentrarte. Aíslate, física o mentalmente, por períodos cortos de tiempo.
3. Aprende a decir NO. Si te solicitan algo que no es más importante que lo que estás haciendo, busca la mejor forma de decir NO, de forma asertiva. Usa el argumento de que estás haciendo algo que es muy importante en este momento.
4. Delega. Si puede ser hecho por otra persona, debería ser hecho por esa persona.
5. Hay momentos que escaparán de tu control. Es natural. Asúmelo, e intenta recuperar el control lo antes posible.

El tiempo es vida. Cada minuto de tu tiempo es una pequeña porción de tu vida, y la vida es algo tan importante que vale la pena que permanezca bajo tu control. Si sigues estas recomendaciones, habrás dado un paso muy importante para tomar el control de tu tiempo… y de tu vida.

Próxima publicación: 7 de diciembre de 2015

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Gestión del tiempo - TO DO LIST: Cómo hacer que funcione

¡Qué bien nos sentimos cuando, al final del día de trabajo, hemos cumplido con nuestra lista de cosas por hacer!

Muchas personas han adquirido el hábito de elaborar una lista de cosas por hacer, “TO DO LIST” que les sirva como guía para el día que comienza. En algunas ocasiones, la lista se cumple, en otras no.  En este último caso, es probable que la persona abandone el hábito y vuelva a trabajar por reacción. A continuación detallamos una serie de comportamientos que pueden ayudar a que este hábito, tan sencillo como poderoso, produzca resultados positivos.

Establece una hora del día para elaborar tu lista.

Crea el hábito de hacerlo todos los días y a la misma hora. A algunas personas se nos hace más fácil planificar a primera hora del día y a otras hacerlo a final de la tarde, momento en el cual planifican las actividades del día siguiente. Esto tiene que ver con la teoría de los ritmos circadianos, tema este que trataremos con mayor profundidad en un próximo artículo.

Asegúrate de que las actividades que planificas están vinculadas a tus objetivos

Seguramente vendrán a tu mente una gran cantidad de actividades para incluir en tu lista. Si una actividad no está vinculada a tus objetivos, no vale la pena agregarla; ya habrá tiempo para pensar en ella. La productividad está vinculada al cumplimiento de objetivos y son esas actividades las que te darán un sentido real de logro.

Determina la extensión de las tareas a realizar

Al principio posiblemente no tengas una idea clara de su extensión, sobre todo si se trata de aquellas que están relacionadas con las redes sociales. Sugerimos que al principio vayas anotando el tiempo que consume la realización de esas tareas. Esto te permitirá saber cuántas se podrán realizar en un día de trabajo. Escuchamos con mucha frecuencia a los participantes de nuestros cursos decir que siempre quedan muchas actividades por hacer. Esto puede deberse a lo anterior. Con la práctica diaria iras perfilando una lista de cosas por hacer que pueda cumplirse en el día de trabajo.

Establece listas precisas, no interminables

¡Concreta! Tenemos la tendencia de anotar muchísimas cosas creyendo, como ya lo hemos dicho, que tendremos tiempo para realizarlas. Anota sólo las actividades que son verdaderamente importantes.

Analiza el contexto en que se está desarrollando tu jornada de trabajo

Si tu día de trabajo tiene muchas reuniones dentro y fuera de la empresa, los momentos disponibles para ir cumpliendo tu lista serán pocos. Lo mismo sucede si estas involucrado en la realización de un proyecto que contempla tu participación en un equipo de trabajo. Adecúa tu lista a estas situaciones para evitar frustraciones al no poder cumplirlas.

Analiza, delega, no postergues

¡Acéptalo! Es posible que existan muchas actividades que has venido haciendo que no necesitan ser hechas, bien porque son innecesarias o porque pueden ser hechas por otras personas. Analiza cuáles actividades pueden y deben ser delegadas. ¡Delégalas! También es posible que existan tareas que, al no ser realizadas, repites todos los días en tu lista. En estos casos debes analizar por qué esto está ocurriendo. Probablemente haya algo de postergación. Esta tarea puede que sea difícil, tediosa, o no encuentras la forma de atacarla. Establece una fecha límite para hacerla y no verla más en tu lista.

Muchas investigaciones han determinado que las personas exitosas planifican su día de trabajo y se enfocan en cumplir con lo programado. Una buena planificación, usando esta sencilla pero valiosa herramienta, unida a la acción positiva, puede ayudarte a incrementar paulatinamente tu productividad.

¡Éxito!

Próxima publicación: 23 de noviembre de 2015

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Gestión del tiempo: ¡Se me hizo tarde!

Es común escuchar esta frase como excusa cuando alguien no es puntual. Si la analizamos, la frase no tiene ningún sentido. Es como decir que el tiempo se adelantó y lo tomó por sorpresa cuando la verdad es que quien la dice seguramente no tomó las previsiones para llegar a tiempo o cumplir con lo prometido en el tiempo acordado.

La falta de puntualidad es considerada por muchos como una falta de respeto hacia los demás. Quien llega tarde a una cita, a una reunión, quien no entrega a tiempo lo prometido, está afectando a la contraparte y muy probablemente le está creando problemas en sus propios compromisos con otros. Podemos analizarla desde varios ángulos.

• Todos aquellos que acuerdan una cita y fijan una hora, tienen el deber de estar puntualmente a la hora y honrar su compromiso. Si una de las partes tiene alguna dificultad para ser puntual, lo cual es comprensible, debería comunicarse con la otra parte y hacérselo saber. Si bien en algunas culturas se ha convertido en costumbre llegar tarde a las citas, no todas las personas se sienten cómodas con esto y se pueden sentir incluso ofendidas si la otra parte no cumple. Muchas personas pierden una oportunidad importante en sus vidas por su falta de puntualidad y probablemente ni siquiera se dieron cuenta de cuál fue la causa.
• Con respecto a la puntualidad al llegar al trabajo, pueden presentarse situaciones diferentes. Si el flujo y la calidad del trabajo, sea cual sea, depende de la puntualidad, los empleados deberían llegar a tiempo. No es correcto que la calidad de trabajo o del servicio que presta la empresa se vea afectado por la falta de puntualidad. Si, por otra parte, la calidad del trabajo no depende de la hora, algunas empresas han optado por concentrarse en el cumplimiento de los objetivos de los empleados de forma oportuna y no en la hora de entrada o de salida. Algunas han llegado a establecer horarios flexibles e incluso el trabajo a distancia, aprovechando las facilidades que nos brinda hoy la tecnología de comunicaciones.
• Las reuniones de trabajo son un caso especial, ya que cada minuto de retraso hay que multiplicarlo por el número de asistentes que fueron puntuales. Las reuniones deberían tener hora de comienzo y de culminación, y su cumplimiento debería ser estrictamente observado.
• Por último, nos referiremos a la puntualidad en la entrega de algo que se ofreció para una fecha y hora determinada. En estos casos no suele hablarse de falta de puntualidad en la entrega sino de falta de responsabilidad y, al convertirse en un hábito, limita seriamente la credibilidad de esa persona y le resta oportunidades de crecimiento personal y profesional.

Próxima entrada: Noviembre 9, 2015

Gestión del tiempo:

Es común que a una persona se le desee suerte cuando inicia un emprendimiento o se dirige a un evento que puede tener algún impacto en su vida, bien sea personal o profesional. La intención es loable, y en el fondo el deseo implica que a esa persona le vaya bien. Otras personas no deseamos suerte sino éxito. La intención es la misma, que le vaya bien, pero si analizamos el significado de ambas palabras -recordemos que el lenguaje es generativo- existe una gran diferencia entra una y otra. Usemos como punto de partida la definición de ambos términos:

• Éxito. Resultado, en especial  feliz, de una empresa o acción emprendida, o de un suceso. 
• Suerte. Encadenamiento de los sucesos, considerado como fortuito o casual.

A simple vista podemos notar que él éxito depende de una empresa o acción emprendida, mientras que la suerte está ligada a la casualidad. Visto de otro punto de vista, se habla mucho de la buena o mala suerte, más no del buen o mal éxito; el éxito siempre es bueno porque implica un resultado feliz de algo que nos propusimos.

En la gestión del tiempo es fundamental que nos enfoquemos en el éxito y no en la suerte. Uno de sus principios básicos consiste en la determinación de objetivos y prioridades como un aspecto fundamental para lograr el éxito. Si no tenemos objetivos claros, la “suerte” nos brindará resultados, buenos o malos. Si los tenemos, el próximo paso lógico consiste en planificar y emprender acciones concretas para lograrlo. Esto, por supuesto, no garantiza el éxito, pero maximiza las probabilidades de obtenerlo y los resultados dependerán de nosotros, de nuestras acciones, de nuestro compromiso, y no de los demás, del entorno, de la magia; en fin, de la suerte.

¡Éxito!

Próxima publicación: 26 de octubre de 2015

Gestión del tiempo: Planifico mientras me ducho

¿Cuál es el mejor momento para planificar el día de trabajo? La respuesta más común parece obvia: a primera hora de la mañana, al llegar a la oficina. La mayoría de las personas que planifican el uso de su tiempo lo hacen en este momento. Sin embargo, muchas otras personas nos han dicho que ellos prefieren planificar su día antes de irse a casa. En ese momento pueden hacer un inventario de lo que hicieron durante el día, lo que les quedó pendiente, y así tienen más claro el panorama para el día siguiente. En cierta oportunidad, un Gerente de alto nivel nos comentaba que él planifica su día mientras se ducha en las mañanas. En ese momento piensa en las cosas que va a hacer durante el día, decide sus prioridades, y apenas llega al trabajo las anota. Todas esas personas tienen un aspecto en común: siempre lo hacen a la misma hora y de la misma forma; es decir, lo ha convertido en un hábito.

Las personas exitosas suelen planificar diariamente el uso de su tiempo. No importa cuándo o cómo lo hagan, el hecho es que lo hacen. Diversos estudios han demostrado que este es uno de los hábitos que comparten aquellos que han logrado el éxito. A continuación ofreceremos algunos “tips” relacionados con este tema que nos ayudarán a ser más productivos:

1. Haz de la planificación un hábito. Hazlo todo los días a la misma hora.
2. Escribe una lista de cosas por hacer. Usa una agenda, una hoja de papel, cualquier ayuda electrónica, aquello con lo que te sientas más cómodo, pero no dejes de escribirlos.
3. Ten en mente tus objetivos a largo plazo. Si los tienes por escrito, dales un vistazo.
4. Revisa tu lista del día anterior para saber qué te quedo pendiente.
5. Revisa tu correo electrónico. Es posible que te encuentres con algunos asuntos importantes que debes atender.
6. Anota sólo aquellas actividades que sean importantes; es decir, aquellas que te ayudan a completar tus objetivos o te hacen avanzar en ese sentido. Evita anotar otro tipo de actividades.
7. No hagas una lista larga. A veces tres o cuatro actividades importantes son suficientes para que el día sea productivo. El entorno se encargará de traerte otras actividades que tendrás que acometer.
8. Asígnales prioridad. Como todas son importantes, usa en este momento el criterio de la urgencia.
9. Comienza a trabajar en la primera actividad de inmediato. Las primeras horas de la mañana son las más apropiadas para los asuntos que son más importantes.
10. Mantén tu lista todo el día a la vista.  Es muy satisfactorio irse a casa con un a en cada actividad que planificaste.

Próxima publicación: 12 de octubre de 2015

Gestión del tiempo: Los defectos del Gerente

En cierta oportunidad dictamos un curso a una empresa que decidió incluir en el mismo a personal de todos los niveles, incluyendo al Gerente General. En esos casos, a los Facilitadores nos preocupa cuál será la actitud del personal de alto nivel porque ella incide en que el resto de participantes se integre a la actividad con entusiasmo o se retraiga. El hecho es que al comenzar el curso pasamos una película que trata de un Gerente que tiene todos los defectos inimaginables en la gestión de su tiempo. Al finalizar la película solicitamos sus comentarios a los participantes y, para regocijo de todos, el Gerente General admitió que él compartía todos los defectos del protagonista.  De más está decir que esa confesión sincera y valiente sirvió para que el resto de participantes abrieran su mente y pudiéramos disfrutar de un curso extraordinario, partiendo de la reflexión personal para así llegar a acciones concretas dirigidas a que los participantes, y el equipo, pudieran hacer un mejor uso de su tiempo en beneficio de la productividad personal y colectiva.

De esta anécdota podemos sacar dos conclusiones importantes. Si deseamos mejorar nuestra productividad, tenemos que “darnos cuenta” de aquello que estamos haciendo bien y de lo que debemos mejorar. En el caso que nos ocupa, el Gerente pudo darse cuenta de aquellos comportamientos que estaban saboteando el uso de su tiempo, tales como la falta de planificación, el querer involucrarse en todo, no delegar adecuadamente, y no saber decir NO de forma asertiva. Al identificar los aspectos que nos limitan estamos dando el primer paso, quizás el más importante, para iniciar acciones positivas que nos permitan mejorar.

En segundo lugar, la confesión del Gerente nos proporcionó otra lección. De nada vale que las empresas envíen a los participantes a cursos sobre la gestión del tiempo, si la Gerencia no da el ejemplo. Este es el tipo de formación que debe suministrarse en cascada, y con un compromiso formal de que la gestión del tiempo es un asunto de todos, comenzando por arriba y permeando a todos los niveles, propiciando así un clima de enfoque en los objetivos y de respeto hacia el tiempo de los demás.

Invitamos a nuestros lectores a que reflexionen acerca de aquellos comportamientos que los limitan en el uso de su tiempo. El hecho de que podamos identificar aunque sea sólo uno de ellos y tomemos una acción positiva para corregirlo, puede generar un cambio muy importante en el camino hacia la productividad personal.

Próxima entrada: 28 de septiembre de 2015

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Gestión del tiempo: Me siento como un títere

Una de las quejas más frecuentes que escuchamos en nuestros cursos es la referente a la falta de control propio en el uso del tiempo de trabajo. Si no es el jefe, son los clientes, o los compañeros, o el teléfono, o cualquier elemento externo que les impide tomar el control de su tiempo. Incluso, algunos participantes nos han manifestado que se sienten como títeres al intentar controlar el uso de su tiempo. Cuando surge esta queja, solemos hacer un ejercicio muy sencillo: solicitamos a los participantes que se pongan de pie y la reacción es inmediata, todos se levantan de su asiento. Luego, les solicitamos que vuelvan a tomar asiento y nos digan por qué se pusieron de pie. La respuesta parece obvia: “porque usted nos lo pidió”. Después de una discusión muy interesante, surge la verdadera razón: cada uno de los participantes, de manera individual y con absoluta libertad, tomó la decisión de ponerse en pie. La decisión fue de cada uno de ellos y no del Facilitador. Ellos simplemente reaccionaron ante una solicitud, con prontitud y sin ningún tipo de cuestionamiento.  Este ejercicio se asemeja a lo que sucede en el día a día: reaccionamos de manera casi instintiva ante las solicitudes de los demás mientras que nuestras propias prioridades se van postergando.

Hay personas que se quejan continuamente de las cosas que están fuera de su control y no hacen nada que los ayude a avanzar. Por ejemplo, no podemos controlar el tráfico, pero si podemos controlar nuestra actitud ante el tráfico y la hora de salida. No podemos controlar el hecho de que nos llamen por teléfono o nos envíen mensajes, pero si podemos controlar el uso que hacemos de este instrumento. No podemos evitar que terceras personas nos soliciten algo, pero si podemos controlar nuestra respuesta ante dichas solicitudes. Si nunca decimos NO, nos convertiremos en un blanco fácil para todos aquellos que necesiten ayuda. No es un asunto de ser egoísta o poco colaborador. Es cuestión de tener claras nuestras prioridades, saber cuándo decir NO, asertivamente, y cuando decir SI. En fin, no podemos controlar algunos elementos externos de nuestro entorno, pero si podemos controlar nuestra reacción, nuestra respuesta,  e incluso modificar el entorno a favor nuestro.

Hay situaciones que podemos controlar y situaciones que definitivamente no podemos controlar. Es importante que aprendamos a vivir con las primeras y nos enfoquemos en las que si podemos controlar. Debemos tomar una acción positiva, mediante una adecuada planificación y asignación de prioridades, y nuestra reacción consciente y asertiva ante los elementos externos que pretenden tomar el control de nuestro tiempo… y de nuestra vida.

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Gestión del tiempo: ¡Urgente! ¡Urgente!

Cada vez que escuchamos la expresión “urgente” nos viene a la mente la palabra  “abracadabra”, un vocablo mágico que suele acompañar a los trucos de los ilusionistas. La expresión “urgente” también tiene un poder mágico, y a la vez perverso: distraernos de lo que estamos haciendo para volcar nuestra atención hacia el nuevo requerimiento.

Supongamos que estamos enfocados en un asunto importante y de repente viene nuestro jefe, un cliente, o un compañero, y nos hace un requerimiento “urgente”. Lo más probable es que, como por arte de magia, nos olvidemos lo que estamos haciendo y, ¡abracadabra!, nos concentremos en el nuevo requerimiento. Esto no sería un problema si el asunto que reclamó nuestra atención fuera más importante que el que nos mantenía ocupado, y que realmente fuera urgente, pero no siempre es así. En muchos casos, la urgencia no es más que manipulación. ¿Cuántas veces nos han solicitado algo urgente y después comprobamos que no era tal?

Otro problema que se presenta con esta expresión, o con sus similares “esto es para ayer”, “lo pidió el jefe”, es que de tanto usarla pierde su valor. Cuando todo es urgente, los asuntos tienen la misma prioridad y vamos a tener que comenzar por uno de ellos y postergar el resto. Debemos en primer lugar enfocarnos en los asuntos importantes y luego determinar si alguno de ellos es “urgente” para de esa forma asignar prioridades. Si de repente nos llega una “urgencia”, recomendamos hacernos las siguientes preguntas:

·       ¿Esta actividad está dirigida hacia el logro de un objetivo?
·        ¿Es más importante que lo que estoy haciendo?
·        ¿Tiene una fecha tope?
·        ¿Qué pasaría si no lo hago?

Las respuestas a estas preguntas deberían indicarnos el camino, y este camino a veces pasa por decir NO, tema este que abordaremos en otra oportunidad.

Recuerda que, si eres proactivo, estarás en capacidad de determinar cuáles son tus prioridades. Si, por el contrario, eres reactivo, los demás tomarán el control de tu tiempo, y la expresión “urgente” tendrá un impacto significativo que te llevará a ayudar a que los otros cumplan con sus prioridades, mientras las tuyas quedan en la lista de espera. Si este fuera el caso, debes cambiar tu comportamiento. ¡Es urgente que lo hagas!

Gestión del tiempo: El telefonito es...

“…una necesidad, llamada tras llamada, y bla bla bla bla bla” decía la exitosa canción infantil popularizada en la década de los ´70. En esos tiempos, el teléfono sólo servía para llamar y recibir llamadas y ya era una necesidad, tanto en la vida personal como en la empresarial.

Hoy en día el teléfono es mucho más que una simple necesidad; sus capacidades se han potenciado, y se ha transformado para muchos en una obsesión. Ha evolucionado a ser un medio de comunicación con el mundo globalizado que nos brindan Internet y todas las herramientas tecnológicas disponibles. Hoy podemos comunicarnos con otras personas por mensajería de texto o por video conferencia; estamos en capacidad de acceder a Internet y todas sus posibilidades, de consultar lo que queramos y obtener los resultados en cualquier medio audiovisual, de controlar nuestra agenda, de divertirnos en solitario o acompañados de cualquier persona sin fronteras, de ubicar a otros o hacernos ubicar por ellos, y puede seguir un sinfín de etcéteras. ¡Ah, lo olvidábamos!, ¡también podemos hacer y recibir llamadas!

Cuando comenzamos a dictar cursos acerca de la gestión del tiempo hace casi 30 años, introdujimos una dinámica, que mantenemos hoy en día, para que los participantes descubran y combatan sus desperdiciadores de tiempo. No ha habido un solo curso donde no salga el tema del teléfono, cada vez con más preocupación por parte de los participantes. Al final, la conclusión sigue siendo la misma: el problema no es el teléfono sino el uso que hacemos de él. En otras palabras, nosotros somos el problema.

Muchos expertos en el área de productividad advierten que los teléfonos inteligentes están destruyendo nuestra productividad personal. El uso de esta herramienta se está convirtiendo en una  paradoja: ha sido concebida para hacernos más productivos, y se está convirtiendo en una de las principales causas de improductividad. A continuación citaremos algunas recomendaciones para evitar esto, bien sea durante  el trabajo o en nuestra vida personal.

• El teléfono –algunos parecen no saberlo- tiene la capacidad de ser apagado en el momento en que queramos, y deberíamos usar esta capacidad cuando necesitemos concentrarnos en una actividad importante, tal como trabajar en un asunto trascendente, o compartir momentos familiares, para sólo citar dos ejemplos.

• Las redes sociales y el correo electrónico nos mantienen al día con todos nuestros contactos, pero también impiden que nos concentremos cuando debemos hacerlo. Deberíamos limitar su uso a ciertas horas del día o desalojarlos de nuestro teléfono si tenemos otra opción –computador, tableta– disponible.

• Durante las horas de trabajo o actividades personales que nos exijan concentración, deberíamos desactivar las alarmas de aplicaciones que no tengan que ver con esa actividad.

En conclusión, la necesidad de ser productivo, de aprovechar parte de nuestro tiempo en asuntos importantes para nuestra vida personal o laboral, debe estar por encima de la necesidad de “estar siempre en contacto”. Hay tiempo para todo, y aquellos que son realmente exitosos, saben que cualquier herramienta de productividad, incluido el teléfono, es tan buena, o tan perversa, como el uso que hagamos de ella. 

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